تاریخ انتشار : ۱۲:۰۶ ۱۴۰۲/۰۷/۰۴
دسته : آموزش
نسخه‌ای برای نشست‌های سازنده
نشست‌های به خوبی برنامه ریزی شده‌ی باشگاه تجربه‌ی یادگیری را غنی می‌کند.
نویسنده: جنیفر بلانک، توست مسترز برجسته
هسته‌ی اصلی تجربه‌ی توست مسترز هر عضو، نشست باشگاه است. همه‌ی ما بخش‌های مشترکی نظیر سخنرانی‌های در لحظه، سخنرانی‌های آماده و ارزیابی‌ها را داریم، با این حال باشگاه‌ها نشست‌های خود را به روش‌های مختلف تشکیل می‌دهند. این نکات را از سوی رهبران کهنه کار باشگاه، که در برگزاری نشست‌های خوب و سازنده خبره هستند، در نظر بگیرید. آنها می‌دانند چگونه زمان اعضا را به حداکثر برسانند، به آنها کمک کنند تا به اهداف خود برسند و فرهنگ حیاتی ملاقات را حفظ کنند.
زمان را به خوبی مدیریت کنید
مارک لوتیگ، توست مسترز برجسته، یکی از بنیانگذاران City Limits Toastmasters در لندن، انگلستان، می‌گوید: «تکیه کلام من همیشه این بوده است که اصول اولیه را به درستی اجرا کنم.» او اضافه می‌کند که با این حال، یک چالش معمولی که باشگاه‌ها با آن مواجه هستند، مدیریت زمان است.
1.زمان کافی را اختصاص دهید. اغلب اعضا برنامه‌های نشست‌ها را با زمان‌های غیرواقعی ایجاد می‌کنند و مقدمه‌ها و انتقال‌ها را فراموش می‌کنند. لوتیگ می‌گوید که به عنوان مثال، اعضا ممکن است نه دقیقه را برای سه ارزیابی اختصاص دهند و معتقدند که این کافی است، زیرا ارزیابی‌ها معمولاً دو تا سه دقیقه طول می‌کشند. با این حال، مهم است که 30 ثانیه مهلت مجاز برای هر ارزیابی را اگر ارزیاب از محدودیت سه دقیقه‌ای فراتر رفت در نظر بگیرید. همچنین برای معرفی هر ارزیاب و اجازه دادن به اعضا برای تحویل گرفتن صحنه به زمان نیاز است. نتیجه‌ی این اختصاص حداقل چهار دقیقه و شاید بیشتر برای هر ارزیابی است.
همین امر در مورد سخنرانی‌های آماده و سخنرانی‌های در لحظه صدق می‌کند. بدون در نظر گرفتن زمان واقعی مورد نیاز برای هر نشست، نشست‌ها بیشتر از زمان تعیین شده به طول خواهد انجامید و یا با عجله تمام خواهند شد.
در London’s City Limits دستور کارها با در نظر گرفتن این زمانها تنظیم می‌شوند. در نتیجه، نشست‌ها به موقع یا حتی زود به پایان می‌رسند. لوتیگ می‌گوید: «تأثیر روان‌شناختی این است که همه‌ی شرکت‌کنندگان بر این باورند که این نشست به خوبی مدیریت شده است، که به حس ذهنی موفقیت مشترک می‌افزاید. این باعث می‌شود همه احساس کنند که وقتشان ارزشمند است.»
2. یک برنامه‌ی پنج دقیقه‌ای داشته باشید. اگنس بوسکوویتز، توست مسترز برجسته، از باشگاه University Toastmasters Club در کانبرا، استرالیا، و باشگاه برخط Advanced Firebirds Collective Toastmasters، می‌گوید: «همیشه به موقع شروع کنید، حتی اگر افراد کمی حضور داشته باشند.»
بوسکوویتز از اعضای دارای نقش اصلی می‌خواهد که زودتر بیایند و به مدیران نشست توصیه می‌کند برای هرکسی که پنج دقیقه قبل از شروع نشست نیامده است، جانشینان را در دستور کار قرار دهند. اگر سخنران نتواند ظاهر شود، فهرستی از فعالیت‌های آموزشی و سرگرم کننده‌ی آماده برای پر کردن زمان داشته باشند، مانند سخنرانی‌های در لحظه‌ی خلاقانه و خواندن‌های نمایشی.
3. مراقب اعلان‌ها باشید. برخی از باشگاه‌ها نشست‌ها را با اعلان‌هایی شروع می‌کنند، که می‌تواند کارها را مختل کند و زمان را از بخش آموزش بدزدد. برای مقابله با این موضوع، University Toastmasters Club اطلاعیه‌ها را به اواسط نشست یک ساعته خود منتقل کرد. اکنون اعضا در هنگام اعلان‌ها توجه بیشتری می‌کنند و نشست به مسیر خود ادامه می‌دهد. برخی از باشگاه‌ها اعلان‌ها را برای پایان نشست ذخیره می‌کنند تا مطمئن شوند که بخش آموزشی بیشترین توجه را به خود جلب کرده و بخش کاری متمرکز است.
فرصت‌های صحبت اعضا را به حداکثر برسانید
در هر نشست سعی کنید برای هر یک از اعضای حاضر فرصت سخنرانی فراهم کنید. شما اعضا را به چالش خواهید کشید، شتاب آنها را حفظ خواهید کرد و به آنها کمک می‌کنید مهارت‌ها و اعتماد به نفس خود را توسعه دهند.
1.موضوعات سخنرانی‌های در لحظه را تعیین کنید. بسیاری از باشگاه‌ها از داوطلبانی درخواست می‌کنند تا به موضوعات سخنرانی در لحظه پاسخ دهند. خیلی اوقات، فقط اعضای با اعتماد به نفس یا خطر پذیر برای این بخش داوطلب می‌شوند. در عوض، شیوه‌نامه‌های توست مسترز را دنبال کنید و با خواندن سؤال ابتدا موضوعاتی را تعیین کنید، تا همه شروع به فکر کردن به پاسخ کنند و سپس از یک عضو برای ارائه دعوت کنید.
در حالت ایده‌آل، تنها اعضایی فراخوانده می‌شوند که نقش سخنوری در دستور کار ندارند. بوسکوویتز به مسئولان بخش سخنرانی‌های در لحظه توصیه می‌کند نام آن اعضای حاضر در نشست را بنویسند که نقشی ندارند تا مطمئن شوند به هر یک از آنها موضوع داده می‌شود.
او همچنین توصیه می‌کند که تا زمانی که همه اعضا صحبت نکرده‌اند، موضوع را به مهمانان پیشنهاد نکنید. بوسکوویتز می‌گوید: «اگرچه ارائه‌ی یک فرصت به مهمانان، مهمان‌نوازانه و دلگرم‌کننده به نظر می‌رسد، اما اولویت اول ما اعضایی است که با از دست دادن آنها ناراحت می‌شویم و در واقع برای تجربه‌ی توست مسترز هزینه پرداخت کرده‌اند.»
2. با اعضا به صورت انفرادی کار کنید. برای اطمینان از اینکه اعضا در سفر آموزشی خود به جلو حرکت می‌کنند، مشارکت آنها را دنبال کنید تا شامل سخنرانی ها و نقش‌های نشست باشد. با انجام این کار، معاون آموزشی (VPE) می‌تواند بر تعامل اعضا نظارت کند و به افرادی نزدیک شود که مدتی است برای یک نقش ثبت‌نام نکرده‌اند یا همچنان بارها و بارها همان نقش را به عهده می‌گیرند.
ایجاد یک سند برخط مشترک را در نظر بگیرید که همه بتوانند آن را مشاهده و به روز کنند. این به حفظ ردیابی دقیق بدون افزایش بیش از حد مسئولیت‌های معاون آموزشی کمک می‌کند. این همچنین می‌تواند به عنوان عاملی انگیزه بخش عمل کند. دکتر ایوون لئونگ، توست مسترز برجسته، مدیر کیفیت برنامه‌ی سال 2018-2019 برای منطقه 102 در مالزی، می‌گوید: «این کار اعضا را در مورد دستاوردهایشان هیجان زده می‌کند و دیگران را برای انجام همین کار تشویق می‌کند. همچنین می توان آن را به عنوان سندی برای مراجع بعدی نگه داشت.»
ردیابی همچنین می تواند به شما کمک کند تا به سرعت اعضای جدید را در برنامه قرار دهید. تصور نکنید که اعضای جدید داوطلبانه برای یک نقش نشست ثبت نام می‌کنند.
اگر به دنبال نظرات اعضا در مورد باشگاه یا هر یک از فعالیت های آن هستید، درخواست بازخورد در نشست‌های انفرادی نیز به شما کمک می‌کند. آنچه مردم حاضرند در مقابل یک گروه و در یک گفتگوی انفرادی بگویند می تواند بسیار متفاوت باشد.
3. فرصت‌های بیشتر فراهم کنید. اگر تعداد اعضای باشگاه شما به قدری زیاد است که میزان حضور بیشتر از فرصت‌های مشارکت مداوم است، نشست‌های بیشتری را در نظر بگیرید. شما می خواهید از ناامید شدن اعضا به دلیل کمبود فرصت جلوگیری کنید. برخی از باشگاه‌ها نشست‌هایی را دو بار در هفته در ساعات مختلف روز برای ارائه‌ی گزینه‌ها برنامه‌ریزی می کنند. برگزاری «اسپیکاتون‌ها» همچنین می‌تواند به باشگاه‌هایی کمک کند که سخنرانان بیشتری نسبت به مکان برگزاری نشست‌ها دارند.
اعضا همچنین می‌توانند در باشگاه‌های دیگر حضور داشته باشند، که می‌توانند سخنرانان را با مخاطبان جدید آزمایش کنند و به باشگاهی که ممکن است به نقش‌های بیشتری نیاز داشته باشد کمک کنند. اگر باشگاه شما خیلی بزرگ شود، ممکن است وقت آن رسیده باشد که به دو قسمت تقسیم شوید.
راهبران پرورشی مهم هستند
آندره لینز د آلبوکرک، توست مسترز برجسته، عضو Rio Toastmasters در ریودوژانیرو، برزیل، و مدیر رشد باشگاه سال 2018-2019 منطقه 111، می‌گوید: «رهبر واقعی کسی است که رهبران دیگر را تشکیل می‌دهد.» یک برنامه‌ی مربیگری، یا سیستم‌های دیگر پشتیبانی رسمی، می‌تواند دارایی بزرگی برای باشگاه‌ها باشد.
1. از اعضا پشتیبانی کنید. برنامه‌های راهبری به اعضای جدید کمک می‌کند تا برنامه‌ی توست مسترز را درک کنند و در آن کار کنند. مربیان همچنین می‌توانند الزامات نقش‌های نشست را توضیح دهند، که می‌تواند وظایفی بیش از حد انتظار داشته باشد و برای یک تجربه‌ی یادگیری مثبت بسیار مهم است. مربیان همچنین می‌توانند به اعضای باتجربه‌ای که می‌خواهند چیز جدیدی را امتحان کنند، مانند شرکت در یک مسابقه سخنرانی برای اولین بار یا رقابت برای یک نقش افسری در سطح منطقه، کمک کنند.
شرکت کنندگان در باشگاه‌های جدید نیز می توانند از مزایای راهبری بهره‌مند شوند. حتی اگر همه‌ی افراد جدید باشند، یک «سیستم دوستان» می‌تواند ساختاری برای ایجاد انگیزه و حمایت از یکدیگر و مسئول نگه داشتن یکدیگر برای اهدافشان فراهم کند.
2. دوستانی را به مهمانان پیشنهاد دهید. اعضا تنها کسانی نیستند که می توانند از راهنمایان مجرب در توست مسترز بهره‌مند شوند. مهمانان نیز می‌توانند. جودیت تیلور، توست مسترز برجسته، از UWP Toastmasters در ژوهانسبورگ، آفریقای جنوبی، می‌گوید: «خوش‌آمد گویی به بازدیدکنندگان در برخی از باشگاه‌ها ممکن است شلخته باشد.» داشتن سیستمی برای هدایت مهمانان از طریق نشست بسیار مهم است. دوستان می‌توانند از استقبال اولیه در یک نشست تا پیگیری بعدی در کنار مهمانان باشند. اگر برای هر مهمان شخصی را تعیین کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که مهمان در نتیجه احساس ارتباط به باشگاه بپیوندد.
به خارج از باشگاه بپردازید
شما محدود به منابع درون باشگاه خود نیستید. با بیش از 14700 باشگاه در 144 کشور، باشگاه‌های توست مسترز دیگری نیز برای کمک در دسترس هستند.
1. از سایر باشگاه ها دیدن کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای آشنایی با بهترین شیوه‌ها در نشست‌های باشگاه، بازدید از باشگاه‌های دیگر است. در حالی که برنامه‌ی توست مسترز در سرتاسر جهان یکسان است، دیدن نحوه‌ی سازماندهی این تجربه توسط سایر باشگاه ها آموزنده است. به علاوه، فرهنگ هر باشگاهی متفاوت است. مشاهده‌ی نحوه برخورد دیگران با یک نشست می‌تواند تایید کند که چه چیزی برای باشگاه شما خوب است و ایده‌هایی برای بهبود ارائه می‌دهد.
تیلور می‌گوید: «بازدید از باشگاه‌های دیگر همچنین مهارت‌های مشاهده و شنیدن شما را افزایش می‌دهد. به علاوه، شبکه‌ی اعضای توست مسترز شما را نیز گسترش می‌دهد.»
2. دیگران را به باشگاه دعوت کنید. راه دیگر برای قرار دادن باشگاه در معرض سایر شیوه‌ها دعوت از اعضای با تجربه از باشگاه‌های دیگر برای سخنرانی یا خدمت در نقش‌های نشست، به‌ویژه ارزیاب کل است. تیلور می‌گوید: «ارزیابان کل آنقدر که می‌توانند مورد استفاده قرار نمی‌گیرند. به دست آوردن یک دیدگاه بیرونی درباره‌ی نشست می‌تواند موضوعاتی را که باشگاه در نظر نمی‌گیرد روشن کند.
گزینه‌ی دیگر دعوت از یک عضو مجرب برای حضور و ارائه‌ی بازخورد به رئیس یا کمیته‌ی اجرایی به طور جداگانه است. اگر هیچ عضو باتجربه‌ای از سایر باشگاه ها نمی‌شناسید، برای کمک با مدیر منطقه خود یا سایر افسران سطح منطقه تماس بگیرید. لینس دی البوکروک می‌گوید: «یک باشگاه به طور تصادفی در منطقه‌ی خود بهترین نمی‌شود.»
این نکات را برای جلسات سازنده امتحان کنید تا مطمئن شوید باشگاه شما تمام تلاش خود را برای کمک به اعضا برای تقویت مهارت‌ها، دستیابی به اهداف و پیشرفت در مسیر توست مسترز خود انجام می‌دهد.
