تاریخ انتشار : ۱۰:۱۶ ۱۴۰۱/۱۲/۰۶
دسته : آموزش
نکاتی برای ارائه‌ی قدرتمند در محل کار
اطلاعات خود را برای شنوندگان خود زنده کنید.
نویسنده: Karen Friedman
صحبت کردن در مقابل همکاران فعلی، همکاران آینده، و مدیران می‌تواند حتی با تجربه‌ترین افراد دارای توانایی ارتباطی را به هراس بیفکند. شاید زمان لازم برای آماده سازی را نداشته باشید، یا به شما گفته شده است مطالبی را ارائه دهید که در حوزه‌ی تخصص شما نیست. وقتی زمان سخنرانی فرا می رسد، ممکن است معده‌ی شما شروع به تلاطم کند و شخصیت به طور معمول دارای اعتماد به نفس شما یخ بزند یا شروع به ضعیف شدن کند.
من یک بار با مردی به نام پاتریک کار می‌کردم که وقتی سر کار حاضر می شد، به شدت تلاش می‌کرد تا توجه مردم را به خود جلب کند. با این حال، در خارج از دفتر، او جذاب، با شخصیت و شوخ طبع بود.
مهم نیست که چقدر با هم کار می‌کردیم، به نظر می‌رسید هیچ چیز به پیشرفت او کمک نمی‌کرد تا اینکه به من گفت که طرفدار سرسخت تیم بیسبال نیویورک یانکیز است. من که اهل فیلادلفیا بودم، نمی‌توانستم اشتیاق او را برای یانکی‌ها به اشتراک بگذارم، اما چیزی که مرا شگفت‌زده کرد این بود که چگونه کل رفتارش وقتی در مورد آنها صحبت می‌کرد تغییر کرد. بنابراین، یک تکلیف به او دادم: مرا، یکی از طرفداران بیسبال فیلادلفیا فیلیز، به طرفدار نیویورک یانکیز تبدیل کن.
دفعه‌ی بعد که دور هم جمع شدیم، پاتریک با لباس کامل یانکی در حالی که چوب بیسبال و دستکش به همراه داشت و لوگوی بزرگ یانکی روی صورتش نقش بسته بود، ظاهر شد. او روی دیوارهای اتاق کنفرانس پرچم‌ها و لوازم یانکی را چسبانده بود و در حالی که مرا به سمت صندلی هدایت می‌کرد، کیسه‌ای پاپ کورن به من داد. سپس پاتریک یکی از جذاب‌ترین سخنرانی‌هایی را که به یاد دارم ارائه کرد.
بدون اینکه متوجه شود، پاتریک چیزی بیشتر از صحبت کردن در مورد یانکی‌ها انجام داد. او دانش ورزشی خود را با انرژی و اعتماد به نفس به نمایش گذاشت. او با تماس چشمی ثابت، ژست‌های بزرگ و حرکات هدفمند مرا به داستان خود جذب کرد. شور و شوق او مسری بود.
ممکن است در مورد تیم یا سرگرمی مورد علاقه‌ی خود یک سخنرانی کاری ارائه نکنید، اما اگر می‌خواهید مردم گوش کنند، باید همان انرژی را به همراه داشته باشید که انگار در حال ایراد سخنرانی در مورد علاقه مندی‌های خود هستید. وقتی طرز فکر خود را تغییر دهید، نحوه‌ی واکنش مخاطبان به خود را تغییر خواهید داد.
در ۲۵ سال گذشته، من هزاران سخنران را در بسیاری از صنایع در چهار قاره مربیگری کرده‌ام. موفق‌ترین ها از این ۱۰ نکته برای انجام ارائه‌های تجاری پویا در هر محیطی استفاده می‌کنند.
۱ مخاطبان خود را بشناسید.
همه‌ی مخاطبان برابر خلق نمی شوند. به عنوان مثال، شما با یک اتحادیه‌ی کارگری همان صحبتی را ندارید که با یک انجمن پزشکی می‌کنید. به همین دلیل مهم است که قبل از صحبت کردن، نگرانی‌ها، ترس‌ها، چالش‌ها و دانش موضوعی آنها را درک کنید، بنابراین می‌توانید موضوع را از چشم آنها ببینید و اظهارات خود را با آنها هماهنگ کنید. سپس، مشخص کنید که می‌خواهید پس از اتمام صحبت‌تان چه چیزی بدانند، انجام دهند یا احساس کنند.
۲ از پایان شروع کنید.
قبل از اینکه شروع به نوشتن فیلمنامه و تهیه‌ی اسلاید کنید، نکته کلیدی صحبت خود را در یک جمله خلاصه کنید که به این سوال پاسخ می‌دهد: چرا شنوندگان من باید به آن اهمیت دهند؟ به عنوان مثال، اگر در مورد یک داروی جدید صحبت می‌کنید، ممکن است «این دارو زندگی‌ها را نجات می‌دهد» باشد. این به خط داستانی شما تبدیل می‌شود و هر آنچه در ادامه می‌آید باید در جهت کمک به مخاطبان برای درک داستان باشد.
۳ مخاطبان را با شروع و پایان قوی درگیر کنید.
جلب توجه مخاطبان در ابتدا به شنوندگان کمک می‌کند تا در طول ارائه درگیر باشند. به همین دلیل است که شروع و پایان قوی بسیار مهم است. به جای اینکه فوراً در جزئیات و فروع ارائه‌ی خود غوطه‌ور شوید، سعی کنید بر روی مزایا تمرکز کنید یا مشکلی را که می‌خواهید حل کنید، چارچوب بندی کنید. به عنوان مثال، محصول X دو برابر سریعتر و نصف قیمت است. در انتها، به سمت نکته‌ی کلیدی خود بازگردید.
۴ از مطالبی استفاده کنید که قابل جان بخشیدن باشند.
به عنوان یک خبرنگار سابق، یاد گرفتم که چگونه به داستان‌هایم جان بدهم. همین امر در مورد سازماندهی گفتگوهای تجاری نیز صدق می کند. مانند ایجاد یک طرح کلی، سه تا پنج مفهوم کلیدی را که می‌خواهید منتقل کنید انتخاب کنید. در هر کدام، به دنبال مکان‌هایی برای درج سه عنصر دیداری بگردید: عکس‌ها، ویدیوها و تصاویر. هرچه صحبت های خود را تعاملی‌تر کنید، مخاطبان شما بیشتر درگیر خواهند شد.
5 گفتگو کنید.
احتمالاً شما همکار‌ی مانند پاتریک دارید که بودن در کنار او لذت بخش است. با این حال، وقتی آن شخص ارائه می‌دهد، مانند روبات به نظر می‌رسد. ارائه ندهید، گفتگو کنید. مکالمات تحرک بیشتری دارند و به تنوع صوتی، حالات چهره و ژست‌هایی اجازه بروز می‌دهند که به طور طبیعی رخ می‌دهند، گویی که با یک دوست صحبت می‌کنیم. برای انجام این کار، با و بدون اسلاید تمرین کنید. با اسلایدها، اطلاعات را درونی کرده و مطالب را یاد خواهید گرفت. بدون اسلاید، روی نکات کلیدی تمرکز کنید تا گفتگوی بیشتری داشته باشید.
۶ اسلایدهای بصری ایجاد کنید.
تحقیقات جدید پرزی، یک شرکت نرم‌افزار بصری، نشان می‌دهد که از هر ۱۰ نفر از ۲۰۰۰ مورد بررسی، ۹ نفر گفتند که روایت قوی و تصاویر بصری آنها را بیشتر درگیر می‌کند. به دنبال راه‌هایی برای تبدیل کلمات به تصاویر با تصاویر و نمودارها باشید که دنبال کردن آنها آسان‌تر است. به جای خواندن اسلایدهای خود، با مخاطب صحبت کنید، نه با صفحه‌ی نمایش.
۷ ارائه از طریق صفحه‌ی نمایش
همین امر در مورد ارائه‌های مجازی نیز صدق می‌کند. به جای نگاه کردن به نمایشگر دیگر یا افراد در قسمت‌های مختلف صفحه، دوربین خود را در سطح چشم قرار دهید تا بتوانید مستقیماً به دوربین نگاه کنید. این باعث می‌شود شرکت کنندگان احساس کنند که شما در حال برقراری تماس چشمی هستید. در یک محیط ترکیبی که افراد از راه دور و شخصاً در آن حضور دارند، مهم است که هر از گاهی به دوربین نگاه کنید تا همه احساس کنند که در آن حضور دارند.
۸ آن را شخصی کنید.
شخصی سازی اطلاعات با حکایت‌ها و مثال‌ها پیام شما را مرتبط‌تر و درک آن را آسان‌تر می‌کند. به عنوان مثال، اخیراً به سخنان یکی از مدیران پزشکی گوش دادم که در آن به کمبود متخصص زنان و زایمان در زادگاهش اشاره می‌کرد. اعداد روی اسلایدهای او مهم بودند، اما پیام او چندان قانع‌کننده نبود تا اینکه داستانی درباره‌ی زنی در حال زایمان تعریف کرد که ۳۵ مایل را به تنهایی در کولاک رانندگی کرد تا نوزادش را در بیمارستان به دنیا آورد، زیرا هیچ متخصصی در آن نزدیکی نبود. بعید است مخاطبان او اعداد روی اسلایدها را به خاطر بیاورند، اما مطمئناً آن داستان را به خاطر خواهند آورد.
9 ساده نگه دارید.
آلبرت انیشتین زمانی گفت: «اگر نمی‌توانید آن را به سادگی توضیح دهید، به اندازه‌ی کافی آن را درک نمی‌کنید.» هر صنعتی اصطلاحات و کلمات اختصاری خود را دارد، اما لحظه‌ای که شروع به صحبت با اصطلاحات فنی می‌کنید، لحظه‌ای است که مخاطبان خود را از دست خواهید داد. حتی زمانی که با همسالانی صحبت می‌کنید که موضوع را درک می‌کنند، اسلایدهای شلوغ و اطلاعات پیچیده پیگیری ارائه‌ها را سخت می‌کند، که باعث ایجاد گسست بین شما و شنونده می‌شود.
10 اصول را به خاطر بسپارید.
چه به صورت حضوری ارائه می‌دهید و چه از راه دور، تنظیم سرعت، مکث، رسایی صدا، تلفظ و تمرین مهم است. با مکث سرعت خود را تنظیم کنید. مکث به افراد زمان می‌دهد تا آنچه را که می‌گویید پردازش کنند و همچنین می‌تواند به تأکید بر نکات مهم کمک کند. چه با استفاده از میکروفون و چه در هنگام ارائه‌ی از راه دور، صحبت کردن با صدای بلندتر به جلب توجه کمک می‌کند. تلفظ واضح کلمات نیز برای جلوگیری از محو شدن در انتهای جملات انجام می‌شود. بهترین راه برای تسلط بر این مهارت‌ها این است که در حال تمرین با صدای بلند صدای خود را ضبط کنید. این به اصل بعدی یعنی حضور منجر می‌شود.
استفاده از این روش‌ها برای ترکیب محتوا و ارائه، اضطراب را کاهش می‌دهد و شما را به عنوان یک سخنران با اعتماد به نفس و پرانرژی که می‌تواند شنوندگان را جذب کرده و توجه آنها را جلب کند، جلوه می‌دهد. مخاطبان میایند تا حرفهای شما را بشنوند. شما به آنها مدیون هستید که آن را خوب بیان کنید.
درباره‌ی نویسنده: کارن فریدمن کارشناس ارتباطات تجاری، ستون نویس چندین نشریه و نویسنده‌ی کتاب‌های Shut Up and Say Something و Ordinary People: Extraordinary Lessons است.
