تاریخ انتشار : ۰۹:۲۷ ۱۴۰۴/۰۲/۱۱
دسته : آموزش
آیا احساس می‌کنید هیچ‌وقت وقت کافی ندارید؟
آیا تحت فشار هستید؟ زمان کافی برای انجام همه کارها ندارید؟ وقتی چیزی کم داریم، طبیعی است فکر کنیم راه‌حل، به دست آوردن مقدار بیشتری از آن است. اما چون زمان تنها چیزی است که همه انسان‌ها به مقدار مساوی دارند، نمی‌توانیم زمان بیشتری به دست آوریم. در عوض، با این سوال روبه‌رو می‌شویم که چطور رفتار خودمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم تا نیازهایمان برآورده شود. در اینجاست که روانشناسی و اصول مدیریت رفتار می‌تواند کمک‌کننده باشد.
۱. هدف‌گذاری و اولویت‌بندی کنید.
می‌خواهید با مدیریت بهتر زمان، چه چیزی را به دست آورید؟ «انجام همه کارها» هدف معتبری نیست، چون هم بعید است و هم خیلی کلی یا مبهم است (اگر به هدف نزدیک شوید، کارهای جدیدی به آن اضافه خواهد شد). تا حد امکان خاص و واقع‌بین باشید. پاسخ شما به این سوال، نشان می‌دهد چه چیزی بیشترین اهمیت را برای شما دارد و باید در اولویت قرار بگیرد. اولویت تازه‌بیان‌شده‌ی خود را همیشه مدنظر داشته باشید و تا جای ممکن یادآوری‌هایی برایش ایجاد کنید. هر روز که شروع می‌کنید، از خود بپرسید: «اگر فقط می‌توانستم امروز روی یک چیز کار کنم، باید چه باشد؟»
۲. از زمان‌بندی و نیت‌های اجرایی (Implementation Intentions)استفاده کنید.
اینکه فکر کنید «وقتی وقت داشتم فلان کار را انجام می‌دهم»، در واقع راهی است برای اینکه انجامش ندهید. زمان خود را با بخش‌بندی‌های مشخص به کارهای خاص اختصاص دهید، آن هم بر اساس اولویت‌هایتان. در برابر وقفه‌ها و تأخیر در شروع بخش زمانی بعدی مقاومت کنید. اینجاست که نیت اجرایی یا implementation intention مطرح می‌شود. روان‌شناسان این را به صورت جملات اگر-آنگاه (if/when-then) تعریف می‌کنند؛ قوانینی که برای خود می‌گذارید. خودِ برنامه‌ریزی نوعی نیت اجرایی است: «ساعت ۲ بعدازظهر سه‌شنبه، ۳۰ دقیقه روی گزارشی که پنجشنبه موعدش است کار می‌کنم.» این «قانون» مشخص می‌کند وقتی شرایط خاص (مثلا ساعت ۲ بعدازظهر سه‌شنبه) پیش آمد، چه کاری می‌کنید.
پیش‌بینی کنید که چه حواس‌پرتی‌ها یا کارهای تازه‌ای ممکن است جلوی برنامه‌تان را بگیرند و نیت‌های اجرایی برایشان بسازید تا واکنشتان خودکار شود. برای نمونه: «اگر همکارم در کار من وقفه انداخت، می‌گویم بعدا وقت تعیین کنیم تا حرفش را ادامه دهد.» یا «هنگام کار روی این مورد، اعلان‌های گوشی را خاموش می‌کنم و پیامی را نمی‌خوانم.»
۳. از زمان اوج بهره‌برداری کنید
تمام ساعات روز از نظر سطح انرژی و تمرکز یکسان نیستند. برای بیشتر افراد، زمان اوجشان اواسط بعدازظهر است، هرچند متفاوت نیز می‌تواند باشد. زمان اوج عملکرد خود را مشخص کرده و مهم‌ترین کارها را در این بازه زمانی قرار دهید. این بخش از برنامه شما بهترین زمان برای کارهایی با نیاز به فکر عمیق، تمرکز یا خلاقیت است. از حواس‌پرتی‌هایی مثل اعلان‌های موبایل و کامپیوتر در این مدت جلوگیری کنید و کارهای روزمره مثل پاسخ دادن به ایمیل را برای زمان‌های کم‌انرژی‌تر برنامه‌ریزی کنید.
۴. رابطه خود را با شلوغی، نقص و ناکامل بودن بررسی کنید
رابطه شما با شلوغ بودن چگونه است؟ شاید بلافاصله بگویید «از شلوغی زیاد بدم می‌آید.» درست است. اما گاهی شلوغ بودن زیاد می‌تواند تبدیل به عادت و حتی حس راحتی شود، چون برایتان به امری عادی تبدیل شده است. همچنین، ممکن است شلوغ بودن نشانه باارزش بودن باشد، چون افراد زیادی به شما تکیه دارند یا مسئولیت می‌سپارند. شاید بد نباشد کمی درباره اینکه چرا شلوغی بیش از حد را تحمل می‌کنید فکر کنید؛ مثلا جایگاه اجتماعی، همدلی یا فرار از پرداختن به موضوعات دیگر.
رابطه شما با نقص و انجام ناقص کارها چطور است؟ آیا قابل قبول است که بعضی کارها را فقط در حد قابل قبول تمام کنید، حتی اگر توانایی بهتری داشتید؟ آیا واگذار کردن کار به دیگران برایتان سخت است چون کارشان مطابق استاندارد شما نیست؟ اگر کسی کم کاری کرد، آیا خودتان وظیفه او را انجام می‌دهید؟ متأسفانه این تمایلات، بار مدیریت زمان را سنگین‌تر می‌کند. یاد گرفتن اینکه گاهی «میان‌بر زدن» مشکلی ندارد، یک هدف موثر است.
۵. تمرین شفاف‌سازی و مذاکره
معمولاً ما آدم‌ها به نوعی ذهن‌خوان هستیم؛ نه اینکه واقعاً توانش را داشته باشیم، بلکه عادت داریم با شنیدن حرف‌ها یا دیدن رفتار دیگران بلافاصله فرض کنیم منظورشان را می‌دانیم. در توافق یا قبول یک کار، به راحتی فرض می‌کنیم دو طرف برداشت مشابهی دارند. ولی سوءتفاهم رایج است و حتی کوچک‌ترینشان هم ممکن است کلی زمان تلف کند.
سعی کنید در درخواست دادن یا قبول درخواست تا حد امکان واضح باشید؛ درباره جزئیاتی مثل حد و مرز نیاز و زمان تحویل صحبت کنید. گاهی، وقتی هدف و استفاده نهایی از محصول کار را توضیح می‌دهید، مشخص می‌شود راه ساده‌تری برای انجامش هست که درخواست‌کننده نمی‌دانسته.
در مورد مهلت تحویل هم باید شفاف باشید. بهترین زمان برای چانه‌زنی درباره زمان تحویل، همان ابتداست؛ تا استرس و ناامیدی نتیجه رد یا تاخیر پیش نیاید. همچنین، ضروری است هرجا که واقعاً نمی‌توانید، درخواست را رد کنید. شاید جایگزین مناسبی برای محصول نهایی یا مسئول کار باشد. «نه» گفتن محترمانه و سازنده مهارتی است که با تمرین به دست می‌آید.
در پایان، مدیریت زمان یک مسئله صفر و یک یا راهکاری جادویی نیست، بلکه شبیه دیگر رفتارها و تجربه‌های زندگی، یک معضل دائمی برای مدیریت است. مسیر، با آگاهی از تمایلات شخصی شروع می‌شود و باید برای یافتن راه‌حل مناسب خودتان آزمایش کنید. امید است چند پدیده روانشناختی و راهبرد معرفی‌شده آغاز خوبی برای مسیر رشد حرفه‌ای مدیریت زمانتان باشد.
✍️ دکتر مایکل وایدرمن، روانشناس بالینی
منبع: Psychologytoday.com
