تاریخ انتشار : ۱۱:۵۳ ۱۴۰۲/۰۷/۰۴

  دسته : آموزش

نشست‌های برخط خود را با تغییر دادن روش‌ها تازه نگه دارید.
نویسنده:  مگان پرستون مایر
________________________________________

جلسات برخط ابتدا چالش برانگیز بودند، سپس سرگرم کننده و هیجان انگیز، و سپس، برای برخی، یکنواختی به وجود آمد. 
در اوایل سال 2019، زمانی که باشگاه ها مجبور بودند خود را با شرایط در حال تغییر ناشی از محدودیت های COVID-19 وفق دهند، اعضای توست مسترز در سراسر جهان با اشتیاق به این تغییر پاسخ دادند. هزاران باشگاه نشست‌های خود را به شکل برخط تبدیل کردند و راه‌های جدید و نوآورانه‌ای برای بهینه‌سازی در برابر محدودیت‌ها پیدا کردند. این یک ماجراجویی بود، یک چیز جدید، و ما همه با هم در آن بودیم.
اما اکنون، سطح آدرنالین در حال فروکش کردن است.
در این مرحله، بسیاری از باشگاه‌ها نزدیک به، یا حتی بیش از چند سال است که به صورت برخط نشست‌هایی را برگزار می‌کنند، و روال روزانه‌ی بسیاری از اعضا بیشتر و بیشتر حول صفحه‌ی نمایش رایانه‌شان می‌چرخد. با ادامه‌ یافتن برگزاری نشست‌ها و گردهمایی‌ها به صورت مجازی، یک تماس زوم ناگزیر در تماس بعدی محو می‌شود و همه‌ی آنها یکسان به نظر می‌رسند. چشمان ما از آن همه نور آبی و ذهن ما از یکنواختی خسته شده است. خستگی در حال شکل گیری است. 
خوشبختانه شما می‌توانید با این خستگی مقابله کنید. وقتی زندگی شما را خانه نشین می‌کند، خلاقیت کلید اصلی است. در اینجا نکاتی وجود دارد که می‌توانید نشست‌های مجازی خود را شاداب و سرگرم کننده نگه دارید، به رشد و بهبود ادامه دهید، و اعضای خود را دوباره برگردانید.
چیزها را تغییر دهید
ما به عنوان انسان خیلی سریع به چیزها عادت می‌کنیم. فقط به این فکر کنید که اولین نشست برخط توست مسترز چقدر عجیب بود - اکنون، برای اکثر ما، نشست‌های برخط عادی هستند. خلاق باشید! با گنجاندن چیزهای جدید در ساختار آزموده شده و واقعی توست مسترز، می‌توانید به اعضا کمک کنید تا درگیر و متعهد بمانند.
دستور کار را عوض کنید
یکی از راه‌های حفظ علاقه‌ی مردم این است که مطمئن شوید همه چیز خیلی قابل پیش بینی نیست. کریستا روآن از Glen Abbey Toastmasters  در اوکویل، انتاریو، کانادا می‌گوید: «ما برنامه را به صورت دوره‌ای تغییر می‌دهیم تا آن را تازه نگه داریم. ما از یکپارچگی آنچه توست مسترز را شکل می‌دهد منحرف نمی‌شویم... ما فقط به آن چاشنی می‌دهیم.» 

باشگاه او موسیقی شادی بخش را در زمان استراحت برای حفظ سطح انرژی در طول جلسات برخط پخش می‌کند. آنها همچنین در بخش سخنرانی‌های در لحظه خلاقیت به خرج می‌دهند و از قابلیت‌های اشتراک‌گذاری صفحه برای افزودن تجربه‌ی شخصی به درخواست‌ها استفاده می‌کنند—به عنوان مثال، مسئول سخنرانی‌های در لحظه ممکن است عکسی از خود در تعطیلات ساحلی گذشته نمایش دهد و از شرکت‌کننده بخواهد مقصد سفری را که در مورد آن رویاپردازی می‌کند را حدس بزند. این باشگاه‌ها حتی دروس در لحظه را که توسط یکی از اعضا تدریس می شود، ارائه کرده‌اند. برای ایده‌های بیشتر در مورد نحوه‌ی تغییر نشست‌ها در قسمت موضوعات فی‌البداهه، بخش پایانی را بخوانید. 
یک زمینه برای تنوع اضافه کنید.
Glen Abbey Toastmasters نیز نشست‌هایی دارای زمینه را معرفی کرده است. بسیاری از باشگاه‌ها این مفهوم را پذیرفته‌اند و یک رشته‌ی مشترک از طریق استقبال از اعضا، بخش سخنرانی‌های در لحظه و کلمه‌ی روز ایجاد کرده‌اند، اما نشست‌های برخط به شما این امکان را می‌دهند که موضوع را حتی عمیق‌تر کنید. با استفاده از پس‌زمینه‌های مجازی، لباس‌ها و وسایل، اعضا را تشویق کنید تا از فناوری بهره ببرند. شرکت کنندگان در نشست حتی می‌توانند نام نمایش داده‌ی خود بر صفحه را به نام مستعار مناسب با موضوع تغییر دهند. به عنوان مثال، اگر زمینه‌ای مرتبط با دیزنی دارید، با تغییر نام خود به آریل و تغییر پس‌زمینه به صحنه‌ای زیر آب، لبخندی برانگیزید، یا پس‌زمینه‌ای از فضا را اضافه کنید و خود را Buzz Lightyear (شخصیت معروف پویانمایی داستان اسباب بازی) بنامید.
اگر به دنبال زمینه هستید، تعطیلات همیشه انتخاب‌های خوبی هستند. روز اول آوریل یک گزینه سرگرم کننده است، مانند سایر تعطیلات کمتر شناخته شده مانند روز جهانی عدد پی (14 مارس)، روز جهانی موسیقی (21 ژوئن) و روز جهانی عکاسی (19 اوت).
همچنین می‌توانید نحوه‌ی ترکیب موضوعات را در نشست‌ها تغییر دهید. در حالی که اعلام موضوع نشست بعدی از قبل به افراد زمان می‌دهد تا آماده شوند، می‌تواند استرس بیشتری را به اعضای شلوغ اضافه کند. سعی کنید موضوع را 10 دقیقه قبل از شروع نشست اعلام کنید. این کار همه را در موقعیت برابر قرار می‌دهد و خلاقیت را تشویق می‌کند. شما از روش‌های خودانگیخته‌ی اعضای خود برای مشارکت شگفت زده خواهید شد!
با پس زمینه بازی کنید. 
در باشگاه Invicta Toastmasters در پورتو، پرتغال، یک رقابت سرخوشانه برگزار می‌شود تا ببینیم چه کسی می تواند با بهترین پس زمینه‌ی مجازی به جلسه بیاید. اعضای باشگاه با بهره‌گیری از ویژگی پس‌زمینه‌ی ویدیویی نرم افزار Zoom، صحنه‌های متحرک استادانه‌ای را ایجاد می‌کنند که اغلب خودشان را نشان می‌دهند. رافائل مارکز، رئیس باشگاه می‌گوید: «ما تصاویر خلاقانه را روی صفحه‌های از قبل آماده‌ی پس زمینه ضبط می‌کنیم.» موارد قابل توجه عبارتند از عضوی که به نظر می رسد با استفاده از یک صندلی اداری به عنوان قایق از روی صفحه‌ی نمایش پارو می‌زند، «سه قلوها»یی که برای دوربین دست تکان می‌دهند، و عضوی که در میانه جلسه برای خود نوشیدنی می‌آورد.

خلاقیت اعضای فعلی را سرگرم می‌کند و مهمانان را تشویق می‌کند که برگردند. «بسیاری از اعضای (جدید)ی که به نشست‌ها می‌آیند فکر می‌کنند این نشست‌ها بسیار سختگیرانه و بوروکراتیک خواهد بود. سرجیو آگویا، دبیر باشگاه و برترین توست مستر سال ایبریا، می‌گوید: «وقتی نشان می‌دهیم که داریم سرگرم می‌شویم، مردم با ما می‌مانند.» 
با حفظ شوخ طبعی در پیش زمینه، باشگاه Invicta Toastmasters باعث بازگشت اعضا می‌شود.
اجتماعی بمانید
یکی از سخت‌ترین بخش‌های نشست توست مسترز برای اجرا به صورت برخط، بخشی است که در دستور کار نیست: معاشرت کردنی که قبل و بعد از نشست یا در حین استراحت اتفاق می‌افتد. برای درگیر نگه داشتن اعضا، راه‌هایی را پیدا کنید که آنها را در ارتباط با یکدیگر نگه دارید.
اتاق را زودتر باز کنید.
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای تشویق گفتگو این است که به سادگی تماس ویدیویی را 15 دقیقه قبل از شروع نشست شروع کنید و پس از تکمیل موارد رسمی دستور کار، آن را باز بگذارید. این کاری است که Glen Abbey Toastmasters انجام می‌دهد. «این شگفت انگیز است که چگونه بسیاری از مردم از اتاق برخط نشست خارج نمی‌شوند. بعد از یک نشست دو ساعته، مردم همچنان می‌خواهند صحبت کنند. همچنین، اگر معمولاً هنگام ورود افراد به اتاق نشست مجازی، موسیقی پس زمینه پخش می‌کنید، آن موسیقی را برای استفاده‌ی بعدی در نشست ذخیره کنید تا قبل از شروع رسمی نشست به افراد فرصت دهید تا با هم گفتگو کنند.
اتصال غیربرخط ایجاد کنید. 
اعضای Invicta Toastmasters Club راه دیگری برای در تماس ماندن حتی در فاصله‌ی بین نشست‌ها پیدا کرده اند. آنها در یک گفتگوی گروهی که برای همه‌ی اعضا باز است، صحبت می‌کنند، عکس‌ها و فایل‌های GIF را به اشتراک می‌گذارند، و حتی یکدیگر را به چالش می‌کشند تا در طول هفته با ویدیو یا صوتی غیررسمی یکدیگر را با «سخنرانی در لحظه» به چالش بکشند. آنها همچنین وب سایت خود را با بیوگرافی و تصاویر اعضا به روز می‌کنند تا اعضای جدید بتوانند با سایر اعضا ارتباط برقرار کنند و با آنها آشنا شوند.
مارکز رئیس باشگاه می‌گوید: «نیازی به برقراری ارتباط غیررسمی وجود دارد که قبلاً وجود نداشت. ]وب سایت و گفتگوی گروهی] چیزی است که ما احساس می‌کردیم برای تکمیل این کمبود تماس فیزیکی نیاز داریم.»
از اعضای جدید حمایت کنید
اولین جلسات توست مسترز خود را به خاطر دارید؟ قبل از اینکه همه چیز را بفهمید، احتمالاً سؤالاتی داشتید - و احتمالاً فقط برای توضیح به شخص کنار خود مراجعه کرده‌اید یا در طول استراحت از یک عضو با تجربه پرسیده‌اید. این نوع تعامل به صورت برخط دشوارتر است.

به اعضای جدید کمک کنید تا مربیان را پیدا کنند و با آنها ارتباط برقرار کنند و خطوط باز ارتباطی را تشویق کنید. ایجاد یک «نشست اعضای جدید» را در نظر بگیرید، که در طی آن اعضا می‌توانند سؤال بپرسند، با باشگاه آشنا شوند و حتی با مربیان خود در اتاق‌های پراکنده ملاقات کنند.
به بهبود ادامه دهید
همانطور که روش‌های جدیدی را برای انرژی بخشیدن به نشست‌های خود و تعامل با اعضا امتحان می‌کنید، مطمئن شوید که پاسخ آنها را زیر نظر دارید. از اعضای خود بپرسید که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی خوب نیست، و بر این اساس تغییراتی ایجاد کنید.
بازخورد جمع آوری کنید. 
بهترین راه برای درگیر نگه داشتن اعضای خود این است که مطمئن شوید آنچه را که می‌خواهند به آنها می‌دهید. روآن اهمیت جمع‌آوری بازخورد از شرکت کنندگان در نشست، به ویژه مهمانان را توضیح می‌دهد. «وقتی با یک نشست توست مسترز آشنا هستید، دیدگاهی مشابه یک فرد خارجی ندارید. داشتن بازخورد میهمانان از تجربه و دیدگاهشان خوب است. آیا آنها در نشست احساس ارزش کردند و می‌خواستند برگردند؟ وقتی می‌خواهید عضویت خود را حفظ کنید و برای اعضای جدید جذاب باشید، می‌خواهید مطمئن شوید که آنها سود می‌برند و با یک تجربه خوب ترک می‌کنند.»
فرصت‌هایی را برای همه شرکت‌کنندگان در نشست فراهم کنید تا بازخورد ارائه کنند و ارزیاب کل را تشویق کنید که به‌طور خاص درباره‌ی قالب نشست مجازی نظر دهد.
آزمایش کنید. 
مانند روآن، آگویا نیز بر اهمیت جمع‌آوری بازخورد از اعضا و ایجاد تغییراتی در پاسخ به آن بازخورد تأکید می‌کند. Invicta Toastmasters یک مدل ترکیبی را پیشگام کرده است که طبق مقررات محلی هم به صورت برخط و هم حضوری ملاقات می‌کند و بیشتر موفقیت باشگاه به دلیل آزمایش است.
آگویا و مارکز تنظیمات فیزیکی را بر اساس بازخورد کامل کردند و چیدمان اتاق را مجدداً مرتب کردند تا سخنرانان حضوری بتوانند مخاطبان برخط را که روی صفحه نمایش داده می‌شوند ببینند و به طوری که سخنرانان برخط بتوانند مخاطبان حضوری را ببینند. 
آنها همچنین یک عامل اجرایی دیگر را برای مدیریت بخش برخط نشست با عنوان Zoom master اضافه کردند. در صورت لزوم بین نمای سخنران و نمای تصویر جابه‌جا می‌شود، مطمئن می‌شود که همه بی‌صدا هستند و به اشتراک‌گذاری صفحه و سایر مسائل فنی کمک می‌کند.
آزمایش آنها نتیجه داده است. آگویا می‌گوید: «ما از ژوئیه این کار را انجام داده‌ایم و کار می‌کند. واقعا کار می‌کند.» بازخورد جمع‌آوری کنید، آزمایش کنید و ببینید چه چیزی برای باشگاه شما مفید است.
روی عنصر انسانی تمرکز کنید
چه به صورت حضوری و چه بر روی دستگاه، اعضای خود را درگیر کنید تا آنها را دوباره برگردانید. اتصال و ارتباطات مهمتر از همیشه هستند و توست مسترز فرصت‌هایی را برای هر دو فراهم می‌کند. از فناوری استفاده کنید تا نشست‌های خود را تازه و سرگرم کننده کنید، اما روی عنصر انسانی تمرکز کنید. روآن می‌گوید: «ارتباطات تجربه‌ی انسانی است، به‌ویژه برخط».