تاریخ انتشار : ۰۸:۳۹ ۱۴۰۴/۰۲/۱۳

  دسته : آموزش

چه اتفاقی می‌افتد وقتی مجبور باشید به گروهی ارائه بدهید که ممکن است برخی از اعضای آن تخصص بیشتری نسبت به شما در آن موضوع داشته باشند؟ اگرچه این موضوع می‌تواند ترسناک باشد، اما این فرصت را نیز فراهم می‌کند تا از دانش عمیق و متنوع آن‌ها برای افزایش یادگیری گروهی استفاده کنید. همچنین این فرصتی است برای تمرین فروتنی فکری؛ یعنی احترام به دیدگاه‌های دیگران، پرهیز از اعتماد به نفس بیش از حد فکری، جدا کردن «خود» از «اندیشه»، و آمادگی برای بازنگری دیدگاه خود مخصوصاً زمانی که با اطلاعات جدیدی مواجه می‌شوید. این مقاله چند نکته برای زمانی که در مقابل جمعی از متخصصان صحبت می‌کنید ارائه می‌دهد؛ از جمله اینکه چگونه بدون اینکه کنترل جلسه را از دست بدهید آن‌ها را به بحث دعوت کنید ، و همچنین اینکه چگونه در مواقع لزوم موضوع ارائه را تغییر دهید.

 

پنج سال از آغاز فعالیت من به عنوان مربی اجرایی می‌گذشت که دعوت شدم یک کارگاه با عنوان «مهارت‌های کوچینگ برای رهبران منابع انسانی» را در یک کنفرانس جهانی برگزار کنم. وقتی شرکت‌کنندگان وارد سالن شدند، متوجه شدم چند نفر از همکارانم حضور دارند که بیش از یک دهه است به طور حرفه‌ای مشغول کوچینگ هستند. حس تردید به خودم راه پیدا کرد: آنها اصلاً چرا اینجا هستند؟ دنبال یاد گرفتن چه چیزی آمدند؟ چرا می‌خواهند به حرف من گوش کنند؟

انتظار داشتم افرادی در این جلسه باشند که در حوزه کاری خودشان (منابع انسانی) تجربه بالایی دارند، اما نه در حوزه تخصصی من (کوچینگ). غافلگیر شدم. مگر قرار نبود من متخصص موضوع باشم؟ اگر در حضور دیگران اعتبار یا صلاحیتم را زیر سؤال ببرند چه؟ اگر اشتباهی بگویم و در جمع خجالت‌زده شوم چه؟ اگر جلسه را ترک کنند چون چیزی برای یاد گرفتن ندارند چه؟

بعد متوجه شدم که انتخاب با من است: 

می‌توانستم از دانش و تجربه بالای این افراد حاضردر جلسه بترسم، یا می‌توانستم از تخصص عمیق و متنوع آن‌ها برای یادگیری کل گروه استفاده کنم و در عین حال مراقب خودخواهی‌ام باشم.

من گزینه دوم را انتخاب کردم. ارائه این فرصت را فراهم کرد تا هم از دانش خودم بگویم و هم فضای جلسه را با کسانی که تجربه بیشتری دارند، تقسیم کنم. یکی از شرکت‌کنندگان جوان سؤال کرد که چه زمانی باید به یک کارمند توصیه کرد سراغ کمک از برنامه حمایت کارکنان (EAP) برود. من پاسخ دادم: «این حوزه‌ای است که هنوز دارم درباره‌اش یاد می‌گیرم. کسی از دوستان حاضر در جلسه تجربه یا توصیه‌ای دارد؟» و واقعاً هم یکی از حاضران پاسخ داد.

جلسه جذاب، مورد توجه و در نهایت موفق بود—احتمالاً چون فقط من کارشناس حاضر در جمع نبودم. درواقع، من هنوز با خیلی از شرکت‌کنندگان آن کارگاه در ارتباط هستم—بیش از ده سال بعد.

دیگر از ارائه دادن به جمعی که تجربه یا دانش بیشتری از من دارند نمی‌ترسم. حتی اگر هنوز وظیفه من به عنوان ارائه‌دهنده این است که موضوع را خوب بدانم، اما وظیفه من این نیست که همه چیز را بدانم—و هیچ وقت هم نبوده.

و این وظیفه شما هم نیست.

در حالت ایده‌آل، بهتر بود از قبل می‌دانستم—یا لااقل می‌پرسیدم—که آیا افراد با طیف متنوعی از تجربه در جلسه حضور دارند یا نه. (شما هم همین کار را بکنید.) اما بعضی وقت‌ها ممکن است غافلگیر شوید و لازم باشد در لحظه خودتان را هماهنگ کنید.

سه راه برای ارائه مؤثرتر به کارشناسان در یک موضوع

سه راه وجود دارد که با کمک آن‌ها می‌توانید با اعتماد به نفس بیشتری برای حرفه‌ای‌هایی ارائه بدهید که ممکن است اطلاعاتشان از شما بیشتر باشد:

۱. «تأیید خود» را به جای «تردید به خود» انتخاب کنید. 

به محض این که متوجه حضور کسانی در جمع شدم که دانش و تجربه بیشتری از من داشتند، احساس کردم جایگاهم تهدید شده است. حضور آن‌ها را به معنای تضعیف نقش و جایگاه خودم و اعتبار فرضی‌ام دانستم.

تحقیقات نشان می‌دهد ما برای مقابله با تهدید‌هایی که متوجه هویت‌مان است برنامه‌های روان‌شناختی زیادی داریم تا به نوعی باعث حفظ عزت نفس‌مان شوند. بسیاری از این واکنش‌ها می‌تواند روابط ما یا توانایی یادگیری‌مان از تجربه‌ها را مختل کند.

می‌دانستم اگر اجازه دهم این تهدید ذهنم را تسخیر کند، منجر به نشخوار ذهنی و بدترین سناریوها در ذهنم می‌شود—چیزی که نشانه یک ارائه‌دهنده با اعتماد به نفس و جذاب نیست. پس تصمیم گرفتم چند تمرین تأیید خود انجام دهم. نظریه «تأیید خود» می‌گوید که ما می‌توانیم در برابر تهدید در یک عرصه از زندگی، با تأیید ارزش‌های خود در زمینه‌های دیگر، واکنش مثبت نشان دهیم.

به خودم گفتم: «شاید الان دیگر از بقیه حاضرین، متخصص‌تر در موضوع نباشم، ولی من یک تسهیل‌گر حرفه‌ای هستم. با مهارت گوش‌دادن و رویکرد تعاملی‌ام می‌توانم فضایی ایجاد کنم که شرکت‌کنندگان احساس کنند این جلسه تجربه‌ای ارزشمند بود.»

هر وقت حس کردید جایگاه شما به عنوان کارشناس به خطر افتاده، به یک عرصه دیگر در کار یا زندگی‌تان فکر کنید که در آن تخصص دارید یا ویژگی‌ها و ارزش‌هایی دارید که به شما احساس شایستگی و افتخار می‌دهد. شاید تنها متخصص روی این موضوع نباشید، اما در زمینه‌ای دیگر رهبر فکری هستید، و انسان بخشنده، دلسوز و خلاقی‌اید.

(برای اینکه خیالتان راحت شود: یادآوری می‌کنم که سگ نجات‌یافته‌ام «نش» همیشه من را از بقیه بیشتر دوست دارد!)

۲. فروتنی فکری داشته باشید، بدون آنکه اعتبار خود را زیر سؤال ببرید. 

فرض کنیم دو اتفاق ممکن است بیفتد: اول، ممکن است چیزی بگویید که نادرست، ناقص یا اشتباه باشد—و کسی این را گوشزد کند. دوم، می‌توانید با فروتنی فکری بابت اشتباه خود اذعان کنید، بدون اینکه اعتبارتان را زیر سؤال ببرید.

در یک مطالعه روی عزت‌نفس، بیش از ۴۷۰۰ نفر خود را جزو دو دسته دانستند: آن‌هایی که اذعان به اشتباه را قبول دارند یا آن‌هایی که قبول ندارند. آنهایی که حاضر نبودند اشتباه خود را بپذیرند بیشتر احتمال داشت که:

- فکر کنند صحبت درباره کاستی‌های خودشان منجر به طرد یا تمسخر توسط دیگران می‌شود 

- احساس «تحقیرشدگی» کنند وقتی کسی اشتباه‌شان را گوشزد کند 

- تصور کنند با پذیرش اشتباه احترام دیگران را از دست می‌دهند 

- خود را شکست‌خورده بدانند 

- به شدت نگران طردشدن باشند 

- برای تلافی، اشتباه دیگران را برجسته کنند

اگر این خصوصیات برای شما آشناست، بهتر است ترس از اشتباه را با فروتنی فکری جایگزین کنید. یعنی: 

احترام به دیدگاه دیگران؛ نداشتن غرور فکری؛ جدا کردن «من» از «اندیشه»؛ و آمادگی بازبینی عقاید خود مخصوصاً در مواجهه با اطلاعات جدید.

این کار آسان نیست. مطالعات نشان می‌دهد وقتی موقعیت جدی است (مثل یک ارائه مهم)، کمتر تمایل به فروتنی فکری داریم. با این حال، مزایای فروتنی فکری با بسیاری از عوامل تاثیرگذار بر اعتبار حرفه‌ای (و شخصی) در ارتباط است: 

همدلی، سپاسگزاری، روابط بین فردی بهتر، هوش هیجانی بالاتر، رضایت بالاتر مخاطبان، تصمیم‌گیری آگاهانه و یادگیری بهتر. 

همچنین کسانی که حاضرند اشتباه خود را بپذیرند بیشتر مورد احترام، اعتماد و الگوسازی قرار می‌گیرند.

آماده باشید جمله‌هایی مثل این‌ها را بگویید:

- «اشتباه گفتم. حتماً یافته‌هایم را به‌روزرسانی می‌کنم.» 

- «نمی‌دانستم. ممنون که به ما گفتید.» 

- «برایم اطلاعات تازه‌ای است. سپاسگزارم.» 

- «شما دیدگاهی را به اشتراک گذاشتید که تا حالا به آن فکر نکرده بودم.» 

- «دوست دارم بعداً با شما صحبت کنم تا بیشتر یاد بگیرم.»

۳. تخصص و تجربه آن‌ها را به رسمیت بشناسید و آنها را به مشارکت دعوت کنید—بدون اینکه جلسه را در اختیارشان قرار دهید. 

وقتی کارگاه را شروع کردم، خودم را معرفی کردم و اعلام کردم که خوش اقبالیم که چند مربی باتجربه در جمع داریم که همه ما می‌توانیم از تجربه‌شان بهره ببریم. از آن‌ها خواستم دست‌شان را بالا ببرند تا دیگران آن‌ها را بشناسند و بدانیم چه کسانی هستند و خودشان هم دیده شوند و ارزش‌گذاری شوند. این موضوع هم فضا را ایجاد کرد که قرار نیست در این جلسه فقط من «حکیم روی صحنه» باشم؛ می‌خواهم از دانش و تجربه دیگران هم استفاده کنم.

ممکن است چنین چیزی را بگویید: «در این جلسه افرادی داریم که سال‌ها یا حتی دهه‌هاست در این حوزه کار می‌کنند. می‌دانم همه ما می‌توانیم از آن‌ها یاد بگیریم.» 

بعد، اگر پیش‌بینی می‌کنید آن‌ها دوست دارند شناخته شوند از آن‌ها بخواهید دست‌شان را بالا ببرند.

در طول ارائه، می‌توانید همکاران را به شیوه‌های زیر مشارکت دهید:

- درخواست نگاه و دیدگاه جدید: «این برداشت من است، دوست دارم ببینم همکاران باتجربه چه نظری دارند؟» 

- اشتراک‌گذاری نمونه‌ها و مطالعات موردی: «این تجربه من بود، کسی از دوستان قدیمی تجربیاتی دارد که دوست داشته باشد به اشتراک بگذارد؟» 

- پاسخگویی به سؤالاتی که نمی‌دانید: «من پاسخ این سؤال را نمی‌دانم، ولی فکر می‌کنم یکی از همکاران حاضر اطلاعاتی دارد.»

با این حال، در حالی که حضور حرفه‌ای‌های باتجربه می‌تواند مفید باشد، فراموش نکنید جلسه شما برای چه کسانی است. انتظارات و اهداف مخاطب هدف شما نباید فدای اینکه سطح بحث را بالاتر ببرید شود. هدف جلسه من این بود که مهارت‌های اولیه کوچینگ را به متخصصان تازه‌کار منابع انسانی آموزش دهم؛ گرچه بعضی از حاضرین آماده بحث‌های پیشرفته‌تر بودند، اما این با هدف جلسه تناسب نداشت.

گفتم: «با اینکه سبک‌ها و رویکردهای متفاوتی در کوچینگ برای حرفه‌ای‌ها وجود دارد، اما قرار است امروز بحث را طبق هدف اولیه، یعنی آموزش مهارت‌های پایه کوچینگ، نگه داریم.»

می‌توانید عبارتی مشابه به کار ببرید تا به همه یادآوری کنید این جلسه مخصوص چه کسانی است و برنامه‌تان چیست. 

و اگر یک متخصص تصمیم به ترک جلسه گرفت؟ خب، او تصمیم راهبردی گرفته که وقتش را صرف کار دیگری کند. (این موضوع شخصی نیست.)

یک نکته: اگر متوجه شدید بیشتر جمع حاضر افراد حرفه‌ای‌تر و باتجربه‌تر از شما هستند، شاید بد نباشد موضوع جلسه را همان لحظه تغییر دهید. ممکن است برنامه اولیه همچنان کاربردی باشد—شاید هم نه. به جای اینکه به هر قیمتی به برنامه بچسبید، می‌توانید بپرسید: 

«در حالی که قرار بود درباره X صحبت کنم، دوست دارم مطمئن شوم این موضوع هنوز برای این جمع کاربرد دارد. ممکن است کسانی که دوست دارند درباره X صحبت کنیم دست‌شان را بالا ببرند؟» 

اگر اکثریت موافق بودند همان برنامه را ادامه دهید و از تنوع تجربه حاضرین هم استفاده کنید. اگر اکثر جمع علاقه‌ای نداشتند، مشورت بگیرید درباره موضوعات پیشرفته‌تر و صادقانه سطح اطلاعات خود را بیان کنید: 

«به نظر می‌رسد اکثر دوستان علاقه دارند درباره Y حرف بزنیم. من متخصص Y نیستم اما خوشحال می‌شوم جلسه را اداره کنم اگر شما اطلاعات و تجربه‌های خودتان را به اشتراک بگذارید.»

آن موقع دیگر موضوع، تخصص شما نیست؛ بلکه هنر اداره جلسه مهم است—و این می‌تواند خودش یک فرصت شغلی جدید برای شما باشد.

یک نکته آخر: ممکن است حاضرین درباره این موضوع خاص از شما بیشتر بدانند، اما آنها درباره همه چیز از شما بیشتر نمی‌دانند.  

فراموش نکنید شما هم دانش، تجربه و مهارت زیادی دارید—و زمان درخشش شما هم خواهد رسید.

✍️ دبورا گرِیسون ریگل 
منبع: مجله کسب و کار هاروارد https://hbr.org