۷ راه برای نگه داشتن توجه مخاطبان در طول ارائه شما

نگه داشتن توجه مخاطب مهم‌تر و سخت‌تر از جلب اولیه توجه اوست. یکی از خوانندگان برایم ایمیل زد:

«چطور می‌توانم توجه مخاطبانم را در کل ارائه حفظ کنم؟ همیشه افرادی هستند که به نظر می‌رسد گوش نمی‌دهند.»

ارائه یک‌طرفه، یکی از بدترین روش‌های انتقال اطلاعات از یک نفر به نفر دیگر است. نشستن و به‌صورت منفعل گوش دادن به کسی برای مدتی طولانی نیاز به نظم و تلاش دارد. کار را برای مخاطبان خود ساده‌تر کنید و این هفت راهکار را دنبال کنید:

هشدار: سه راهکار اول نیاز دارد که مخاطب خود را بشناسید - باید وقت بگذارید و بفهمید مخاطب شما به چه چیزی علاقه دارد، چه پیش‌زمینه‌ای دارد، سطح تجربه‌اش چقدر است و غیره.

۱. درباره موضوعی صحبت کنید که مخاطب به آن علاقه دارد

شاید این بدیهی به نظر برسد و فکر کنید هیچ وقت چنین اشتباهی نمی‌کنید؛ اما بارها دیده‌ام افراد باهوش درباره موضوعی حرف می‌زنند که خودشان به آن علاقه دارند نه مخاطبانشان.

هفته پیش یک متخصص بانکداری تجاری شروع به طراحی ارائه‌ای کرد که قرار بود برای شرکت‌های حسابداری شهرش برگزار کند. بیشتر صحبتش درباره تغییرات داخلی سازمانی در تیمش بود که قرار بود باعث ارائه خدمات بهتر به مشتریانشان شود. اما آیا مخاطبانش به تغییرات داخلی تیم او اهمیت می‌دهند؟ نه! ارائه‌اش باید بر خدماتی که به مشتریان ارائه می‌دادند تمرکز می‌کرد.

اگر در یک کنفرانس سخنرانی می‌کنید، مردم به خاطر خلاصه ارائه شما به جلسه می‌آیند - این چیزی‌ست که آن‌ها به آن علاقه دارند. به صرف اینکه خودتان دوست دارید، موضوع را تغییر ندهید. سال‌ها پیش یکی از موفق‌ترین سخنرانان حرفه‌ای نیوزیلند همین اشتباه را کرد. جلسه‌اش تحت عنوان بازاریابی ایمیلی تبلیغ شده بود اما خودش تازه جذب موضوع «بهینه‌سازی موتور جست‌وجو» (SEO) برای وب‌سایت‌ها شده بود. او جلسه را با این جمله آغاز کرد که دوست ندارد درباره بازاریابی ایمیلی حرف بزند و می‌خواهد درباره SEO صحبت کند. بعد پرسید چند نفر در جمع وب‌سایت دارند؛ حدود ۵ نفر از میان ۱۰۰ نفر دست بلند کردند. فکر می‌کنید مسیرش را عوض کرد؟ نه! ۹۵ نفر مجبور شدند ارائه‌ای را گوش دهند که به آن علاقه‌ای نداشتند.

۲. به آن‌ها بگویید چرا باید گوش بدهند

قبل از هر دوره آموزش مهارت ارائه، از هر شرکت‌کننده می‌خواهیم یک پرسشنامه آنلاین را پر کند. مهم‌ترین سوال این است:

«مهارت‌های ارائه کردن چقدر برای شما اهمیت دارد؟»

پاسخ را با انتخاب یکی از گزینه‌ها، از «بسیار حیاتی است» تا «آنچنان اهمیتی ندارد» می‌دهند. اگر تعدادی از شرکت‌کنندگان گزینه «آنچنان اهمیتی ندارد» را انتخاب کنند، می‌دانیم باید دوره را با نشان دادن مزایای ارتقا مهارت ارائه آغاز کنیم. خودم داستان تاثیر مهارت ارائه‌ام در ارتقای شغلم را تعریف می‌کنم. بعد تونی از سخنرانی در مراسم تدفین پدرش و احساسی که از این کار کسب کرده می‌گوید. الان مخاطبان دلیلی برای گوش دادن دارند.

پس اگر مخاطب دلیلی آشکار برای علاقه نداشت، به او بگویید چرا باید به حرف‌های شما گوش بدهند. این کار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. با برخی از خوانندگان که درباره موضوعات کم‌جذاب مانند ایمنی و بهداشت یا مقررات زیست‌محیطی سخنرانی می‌کردند، گفتگوهایی داشته‌ام. مخاطبشان باید در جلسه حاضر باشد، اما علاقه‌ای به موضوع ندارند. راه‌حل این است که برایشان توضیح دهید چرا باید اهمیت بدهند. اگر درباره ایمنی و بهداشت صحبت می‌کنید، داستان افرادی را بگویید که در محل کار آسیب دیدند و پیامدهایی که برایشان داشت. هنوز هم یادم هست در ارائه‌ای درباره سندرم استفاده بیش‌ازحد از اندام بودم و سخنران خودش گرفتار آن شده بود و توضیح داد چطور حتی نمی‌توانست موهایش را شانه کند.

و اگر واقعاً دلیلی پیدا نکردید که چرا نباید گوش بدهند –اصلاً ارائه ندهید!

۳. ارائه را نه خیلی آسان و نه خیلی سخت کنید

احتمالاً با مفهوم «جریان» یا Flow آشنا هستید که توسط چیک‌سنت‌میهای پیشنهاد شده: شرایطی از غرق شدن و لذت بردن کامل از کاری که انجام می‌دهید. زمان را فراموش می‌کنید و ذهنتان هیچ‌وقت منحرف نمی‌شود. وقتی گوینده‌ای را «جذاب» توصیف می‌کنید احتمالاً به این دلیل است که در وضعیت flow بوده‌اید. هدف نهایی این است که مخاطبان شما هم دچار حالت جریان شوند.

برای دستیابی به این حالت عوامل زیادی است، اما یکی از پیش‌نیازها، میزان مناسب دشواری کار است: نه خیلی آسان و نه خیلی سخت. در ارائه‌ها، «فکر کردن» همان کار اصلی است. باید میزان دشواری تفکری که توقع دارید، درست تنظیم شود و متناسب با سطح آشنایی و اعتماد به نفس مخاطب نسبت به موضوع باشد.

خواندن فهرستی از نکات کلیدی فکر زیادی نمی‌خواهد و خیلی زود خسته‌کننده می‌شود.

در مقابل، اگر سخنران بدون توضیح سراغ جزئیات نموداری پیچیده برود، کار خیلی چالش‌برانگیز می‌شود. دنیل ویلیم‌گم در کتابش «چرا دانش‌آموزان مدرسه را دوست ندارند» این را به عنوان آزمایشی انجام داد:

بعد از ۱۵ ثانیه ایستاد و گفت: «اگر هنوز حرفم را دنبال می‌کنید، دستتان را بلند کنید.» فقط یک نفر دست بلند کرد.

پس هر دقیقه از ارائه خود را بررسی کنید و ببینید تفکری که از مخاطب انتظار دارید، نه خیلی راحت و نه بیش از حد سخت باشد.

۴. «تغییر توجه را جلب می‌کند»

این تیتر برگرفته از کتاب دنیل ویلیم‌گم است که بالاتر به آن اشاره شد (بله، همین حالا دارم آن را می‌خوانم).

ما نسبت به تغییر حساسیم. صدای کولر زمانی که روشن یا خاموش می‌شود توجه ما را به خود جلب می‌کند، اما وسط کار نه. شما می‌توانید از این تمایل طبیعی انسان برای برگرداندن توجه مخاطب استفاده کنید.

تغییرات بزرگ (ماکرو) و تغییرات کوچک (میکرو) وجود دارد:

تغییرات بزرگ:

تغییر فضای بصری؛ مثلاً از اسلاید به فلیپ‌چارت و برعکس
تغییر وضعیت فیزیکی مخاطب؛ مثلاً از نشستن دور میز به ایستادن کنار فلیپ‌چارت
تغییر جایگاه خود در اتاق؛ مثلاً از جلو به عقب
تغییر فعالیت مخاطب؛ مثلاً از گوش دادن به شما به بحث با نفر کناری
تغییر ارائه‌دهنده
تغییر موضوع

تغییرات کوچک:

مرز بین زیرموضوعات را در ارائه کاملاً مشخص کنید؛ مثلاً: «این مشکل ما بود، حالا بیایید به راه‌حل‌ها نگاه کنیم.» اگر کسی ذهنش پرت شده باشد، این جملات فرصت بازگشت می‌دهد.
نمایش یک ویدیوی کوتاه
استفاده از سکوت قبل و بعد از جملات مهم
تغییر سبک ارائه متناسب با محتوا؛ مثلاً هنگام بیان واقعیت‌ها آهسته و جدی صحبت کنید و ثابت بایستید؛ هنگام تعریف داستان سریع‌تر و راحت‌تر صحبت کنید و جابجا شوید.

به طور کلی، دست‌کم هر ۱۰ دقیقه یک تغییر بزرگ ایجاد کنید و تغییرات کوچک را به طور مستمر داشته باشید.

۵. داستان بگویید

هر کارشناس ارائه‌ای بر قدرت داستان تاکید می‌کند. شواهدی هست که انسان‌ها ذاتاً عاشق شنیدن داستان هستند. وقتی می‌گویید «اجازه بدهید یک داستان تعریف کنم…»، مخاطب سر حال می‌آید. داستان‌هایتان حتماً باید نکته‌ای را که می‌خواهید منتقل کنید، پشتیبانی کند. ارائه خود را از منظر تعداد و پراکندگی داستان‌ها مرور کنید. آیا همه در یک بخش جمع شده‌اند یا پراکنده شده‌اند؟ پراکنده‌شان کنید تا تاثیر بیشتری داشته باشند.

برای بینش‌های راهبردی درباره زمان و نحوه گفتن داستان، به مطلب «چه زمانی داستان بگوییم و چه داستانی را تعریف کنیم» مراجعه کنید.

حتی می‌توانید کل ساختار ارائه را بر پایه قصه‌گویی بچینید – درباره این موضوع بعداً بیشتر می‌نویسم.

۶. استراحت‌های مکرر داشته باشید

استراحت‌های مکرر در نظر بگیرید، ولی اگر متوجه شدید توجه مخاطب تحلیل می‌رود، یک «زمان استراحت» ۱ تا ۲ دقیقه‌ای پیشنهاد کنید تا مردم نوشیدنی‌شان را تازه کرده یا چند قدم راه بروند. حرکت کردن موثرترین راه برای رفع خستگی و خواب‌آلودگی است.