تاریخ انتشار : ۱۸:۰۵ ۱۴۰۳/۱۱/۱۶
دسته : آموزش
از شدت مکالمات دفاعی بکاهید
نکاتی برای تبدیل تعارضات به بحث های سازنده
نوشته جوئل شوارتزبرگ
منبع: Toastmasters.org
هیچ شغلی بهشت نیست - دیر یا زود، چیزی یا کسی شما را ناراحت می‌کند. ناراحتی انسانی و قابل درک است، اما زمانی که این ناامیدی در ارتباطات تدافعی - چه گفتاری، پیامک، چت یا ایمیل - ظاهر شود، ممکن است اوضاع به طور قابل توجهی بدتر شود.
ارتباط تدافعی معمولاً بیشتر تحریک‌کننده است تا سازنده و باعث خشم، عصبانیت و رنجش می‌شود. راه‌حل‌ها یا مصالحه‌های احتمالی به دلیل اینکه درگیری در مرکز توجه قرار می‌گیرد، دورتر می‌شوند.
چگونه می توانیم پس از روشن شدن اجاق کتری احساسی خود را از جوش بیندازیم؟ این نکات را در نظر بگیرید:
گوش کن تا یاد بگیری
هنگام گوش دادن به کسی، توجه داشته باشید، حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید و صحبت را قطع نکنید. حتی اگر ناراحت هستید، نشان دادن تمایل شما به گوش دادن نشانه احترام است. گوش دادن همچنین به شما امکان می‌دهد در صورت نیاز آرام شوید. این یک زمان استراحت کوچک است.
نیت مخاطب را مثبت فرض کنید.
همیشه فرض کنید که طرف مقابل نیت خوبی دارد - چه انگیزه واقعی او را بدانید یا نه. این فرض کمک می‌کند هنگامی که متوجه می شوید که نظر طرف مقابل، حتی اگر کلمات به این شکل به نظر برسند، خشن نیست کمی از نیش انتقادات بکاهید.
پاسخ دهید، واکنش نشان ندهید.
یک واکنش، ناگهانی و احساسی است: خشم، غم و اندوه یا خجالت. یک پاسخ حساب شده است و به احتمال زیاد یک راه حل، پیشنهاد یا پیشنهاد متقابل ایجاد می‌کند.
این بدان معنا نیست که شما باید از واکنش اجتناب کنید. فقط به خود فرصت دهید تا واکنش را به پاسخ تبدیل کنید. ابتدا از خود بپرسید: آیا هدف طرف مقابل را درک می‌کنم؟ آیا من در مورد نگرانی‌های آنها قضاوتی داشته‌ام؟ چگونه می توانم گفتگو را به سمت درک متقابل سوق دهم؟
اهداف مشترک را مشخص کنید.
بنیانی از احترام، توافق و تایید می‌تواند فوراً دما را در یک گفتگوی خصمانه کاهش دهد، زیرا توافق و تایید نقطه مقابل درگیری و نادیده انگاشتن است.
به خاطر داشته باشید که توافق، به اشتراک گذاشتن یک عقیده است، در حالی که تایید، صرفا گوش دادن و احترام به یک عقیده است. اگر نمی‌توانید با نظر کسی موافق باشید، حداقل آن را با عباراتی مانند «می‌شنوم»، «می‌فهمم چه می‌گویید» و «من از قصد شما قدردانی می‌کنم» تأیید کنید.
به حرکت رو به جلو ادامه دهید.
هر کسی که پروژه ای را مدیریت می‌کند – یا در آن مشارکت می‌کند – مسئولیت دارد که آن را در حال حرکت نگه دارد. همیشه از خود بپرسید که آیا یک گفتگوی جنجالی پروژه را به جلو می‌برد یا آن را متوقف می‌کند.
اگر درگیری پروژه را متوقف می‌کند، می توانید یک جلسه یا یک گفتگو را به تعویق بیندازید. می توانید شبکه ارتباطی را تغییر دهید (مانند انتقال از ایمیل به زوم). می‌توانید موضوع را به یک مدیر ارشد ارجاع دهید، یا می‌توانید در جنبه‌ای از «موافق با مخالفت» باشید که ممکن است تأثیر کمی بر مراحل مورد نیاز برای پیشبرد پروژه داشته باشد.
ابزار ارتباطی خود را هوشمندانه انتخاب کنید.
یک جلسه رو در رو (زنده یا کنفرانس ویدیویی) ممکن است توافق را به طور مؤثرتری نسبت به ایمیل یا چت تسهیل کند، زیرا انسان‌ها تمایل دارند وقتی به انسان‌های دیگر نگاه می‌کنند آشتی‌جویانه‌تر باشند. جلسات همچنین از ارتباط رفت و برگشتی (که برای سازش ضروری است) پشتیبانی می‌کنند، در حالی که ایمیل‌ها یکجانبه هستند.
در ایمیل‌ها، ممکن است فرد تمایل داشته باشد که یک نکته را بیش از حد توضیح دهد، بدون اینکه متوجه شود که این رویکرد ممکن است تحقیرآمیز به نظر برسد. اغماض کمتر در طول یک جلسه زنده اتفاق می افتد، جایی که تناسب اجتماعی یک هنجار استاندارد است.
به طور کلی، حالت تدافعی در جلسات کمتر، در ایمیل‌ها و به احتمال زیاد در چت‌ها و متن‌ها بیشتر وجود دارد، جایی که شرکت‌کنندگان ممکن است به سرعت و به صورت تکانشی پاسخ دهند.
تفاوت بازخورد با انتقاد را درک کنید.
بازخورد یک پیشنهاد مفید پشتیبانی است. ممکن است شنیدن آن سخت باشد، اما بازخورد خوب می‌تواند عملکرد را اصلاح و بهبود بخشد.
از سوی دیگر، انتقاد بیان ناامیدی ناشی از شکست درک شده است و ممکن است به عنوان یک توهین دریافت شود. و به یاد داشته باشید که اگر گوینده روی آن تمرکز کند، بازخورد سازنده می‌تواند مانند انتقاد باشد.
خود را به جای آنها بگذارید.
تصور کنید شما هستید که بازخورد می دهید و شخص دیگری آن را دریافت می‌کند. این تجسم ممکن است درک شما از یک نظر را از خشن به مفید تغییر دهد. اگر رویکرد شما به بازخورد اینگونه باشد، احتمالاً کمتر حالت تدافعی خواهید داشت.
در محل کار، حالت تدافعی می تواند روحیه را تضعیف کند، مانع کار تیمی شود و پروژه ها را متوقف کند. مهم نیست چه اتفاقی می‌افتد که باعث می‌شود حالت تدافعی داشته باشید، یک لحظه وقت بگذارید، نفس بکشید و روی تبدیل آن به چیزی سازنده کار کنید.
