تاریخ انتشار : ۱۱:۴۳ ۱۴۰۲/۰۱/۲۹
دسته : آموزش
دو طرف سخنرانی فی‌البداهه
هم سخنرانان و هم مسئولین سخنرانی فی‌البداهه از این تمرین باشگاهی سود می برند.
نویسنده: گرگ لوییس، تست مسترز برجسته
بنا به دلایلی، تصور انتخاب شدن برای صحبت در مقابل یک گروه بدون زمانی برای آماده شدن، وحشتناک است. آیا ما به عنوان عضو باشگاه می‌توانیم این ترس را مدیریت کنیم و اگر اجازه داشته باشم بگویم، از طریق سخنرانی‌های فی‌البداهه بر آن مسلط شویم؟
واضح است که این اتفاق شدنی است. سخنرانی‌های فی‌البداهه برای چندین دهه یک تمرین سنتی باشگاهی بوده است و به ما این فرصت را می‌دهد که مهارت‌های صحبت کردن فی‌البداهه را در هر جلسه تمرین کنیم.
اگر یک عضو جدید باشگاه تست مسترز هستید، در اینجا یک مرور سریع از نحوه‌ی انجام بخش سخنرانی‌های فی‌البداهه خواهیم داشت:
مسئول بخش سخنرانی‌های فی‌البداهه موضوعات مختلفی را جمع آوری می‌کند و سپس از شرکت کنندگان در جلسه می‌خواهد که یک تا دو دقیقه در مورد موضوع صحبت کنند. این تمرین به سخنرانان کمک می‌کند تا یاد بگیرند افکار خود را به سرعت در قالب یک پاسخ واضح سازماندهی کنند. اساساً، پاسخ‌های فی‌البداهه یک «سخنرانی کوچک» هستند و مانند هر سخنرانی خوب، باید شامل یک شروع، بدنه و پایان باشند.
در نهایت، نکته‌ی اصلی در سخنرانی‌های فی‌البداهه این است که هم مسئول این بخش و هم شرکت کننده‌گان نقش مهمی در حصول اطمینان از منفعت بردن و رشد همه‌ی اعضا در هر جلسه دارند.
در اینجا نگاهی به چگونگی شکل‌گیری این اتفاق برای سخنرانان و مسولان فی‌البداهه در هر دو طرف "میز" می‌اندازیم.
نکاتی برای شرکت کنندگان
وقتی از آنها پرسیده می‌شود که چرا از صحبت کردن بداهه می‌ترسند، بسیاری از اعضای تست مسترز می‌گویند که علت آن است که از صحبت کردن در مورد موضوعی که هیچ اطلاعی در مورد آن ندارند احساس ناراحتی می‌کنند. بونمی اوکاوا از باشگاه Niagara On The Lake Toastmasters در انتاریو، کانادا، زمانی که برای اولین بار در سخنرانی فی‌البداهه شرکت کرد، در این موقعیت قرار گرفت. او می‌گوید: «بزرگ‌ترین ترس من این بود که مجبور شوم همه چیز را در محل آماده کنم، که معمولاً من را بسیار عصبی می‌کرد.»
علی‌رغم عامل ترس اولیه، مهم‌ترین عامل اعتمادساز به سادگی تا حد امکان تمرین کردن است. همانطور که در مورد سخنرانی‌های رسمی، ما با تمرین کردن پیشرفت می‌کنیم، هر بار که پاسخی به موضوعات فی‌البداهه می‌دهیم، اعتماد به نفس ما افزایش می‌یابد. ما یاد می‌گیریم که آرام باشیم و برای پاسخ دادن وقت بگذاریم.
مت آبراهامز، مدرس رفتار سازمانی در دانشکده‌ی بازرگانی تحصیلات تکمیلی دانشگاه استنفورد، و نویسنده کتاب صحبت کردن بدون ترس ، پیشنهاد می‌کند که یک روش برای کاهش استرس این است که پاسخ خود را به عنوان یک مکالمه، به جای یک اجرا، دوباره چارچوب‌بندی کنید. «تصور «اجرا» با فشار زیادی برای ارائه‌ی پاسخی در حد بردن جایزه‌ی اسکار همراه است. درعوض، با در نظر گرفتن ارتباطمان به عنوان یک مکالمه، می‌توانیم استرس را کاهش دهیم و بیشتر درگیر شویم. از آنجایی که هیچ «راه درستی» برای مکالمه وجود ندارد، این رویکرد به سخنرانان کمک می‌کند تا روی مخاطبان و نیازهایشان تمرکز کنند، بنابراین اضطراب وارد آمده بر خود را کاهش می‌دهند.»
تریسی راجرز، معاون آموزشی باشگاه Windsor Speakers Club در ویندزور، انگلستان، روش مشابهی را پیشنهاد می‌کند. او می‌گوید: «با نظر خود شروع کنید. این به کاهش استرس کمک می‌کند زیرا شما از قبل نظر شخصی خود را در مورد موضوع می‌دانید، بنابراین می‌توانید با اطمینان شروع به پاسخگویی کنید.»
اعضای باشگاه همچنین می‌توانند با مشاهده نحوه‌ی مدیریت پاسخ های فی‌البداهه توسط سایر اعضا چیزهای زیادی بیاموزند.
اوکاوا از باشگاه نیاگارا می‌گوید: «من به مربیم چارلز توجه می‌کنم. سهولت و اطمینانی که او با آن پاسخ می‌دهد مجموعه‌ی مهارتی است که من مشتاقانه منتظر رسیدن به آن هستم.»
نکاتی برای مسئولان سخنرانی فی‌البداهه
وظیفه مسئول سخنرانی فی‌البداهه این است که تا حد امکان به تعداد بیشتری از شرکت کنندگان فرصت صحبت و تمرین بدهد و اطمینان حاصل کند که زمانبندی این بخش از جلسه رعایت می‌شود. مانند هر نقش جلسه، هرچه بیشتر آماده شوید، موفق‌تر خواهید بود.
قبل از جلسه دستور کار را از معاون آموزشی باشگاه دریافت کنید تا ببینید چقدر زمان برای جلسه در نظر گرفته شده است. چند دقیقه برای نظرات آغازین و پایانی خود کم کنید و سپس زمان باقیمانده را بر سه تقسیم کنید (دو دقیقه برای پاسخ ها به علاوه یک دقیقه برای انتقال بین سخنرانان). این به شما ایده‌ی خوبی می‌دهد که چه تعداد شرکت کننده می‌توانند در جلسه شرکت کنند.
سوالات کافی برای گروه آماده کنید. در صورت داشتن زمان اضافی، چند سوال دیگر نیز اضافه کنید. به‌عنوان مسئول بخش فی‌البداهه، می‌توانید از داوطلبان درخواست کنید در این بخش شرکت کنند. در غیر این صورت، شرکت کنندگانی که در جلسه نقش سخنوری ندارند را برای سخنرانی فر بخوانید. در مرحله‌ی بعد، آنهایی را که نقش‌های کوچک دارند و سپس مهمانان را انتخاب کنید. در صورت وجود زمان کافی، آخرین اما نه کم‌اهمیت‌ترین گروه سخنرانان فی‌البداهه اعضایی خواهند بود که در آن روز نقش‌های جلسه را بر عهده دارند یا سخنرانی‌های رسمی دارند.
اجازه دهید تا چند عضو قبل از انتخاب مهمان صحبت کنند، تا مهمانان فرصتی برای دیدن نحوه‌ی انجام آن داشته باشند. همیشه از مهمانان بپرسید که آیا می‌خواهند مشارکت کنند و اگر رد کردند، به سادگی بگویید: «بسیار خوب است. شاید دفعه بعد» و به سراغ نفر بعدی بروید. هنگامی که یک مهمان موافقت کرد که صحبت کند، حتما قوانین را مرور کنید و قبل از دادن موضوع به آنها توضیح دهید که زمان سنج باشگاه چگونه کار می‌کند. برخی از باشگاه‌ها ابتدا موضوع/سوال را مطرح می‌کنند و سپس یک شرکت کننده را انتخاب می‌کنند. این یک راه عالی برای اجازه دادن به هر عضوی است که در مورد یک پاسخ احتمالی فکر کند، زیرا آنها هرگز نمی‌دانند چه زمانی برای سخنرانی فی‌البداهه فراخوانده می‌شوند.
از تفاوت های فرهنگی یا زبانی آگاه باشید. اطمینان حاصل کنید که گوینده قادر به درک موضوعی است که شما به او می‌دهید. یکی از راه های انجام این کار این است که موضوع را با تجربه‌ی گوینده مرتبط کنید. به عنوان مثال: «در بسیاری از کشورها، مردم برای جشن ها لباس ویژه می‌پوشند. می‌توانید درباره زمانی که این لباس‌ها را پوشیدید و علت آن به ما بگویید؟»
هدف سخنرانی‌های فی‌البداهه ایجاد اعتماد به نفس در سخنران است. به عنوان مسئول سخنرانی، می‌خواهید هر سخنران را برای موفقیت تشویق کنید، بنابراین سعی کنید موضوع را با سطح تجربه‌ی شرکت‌کننده مطابقت دهید. برای مهمانان و اعضای جدیدتر، از یک موضوع اساسی استفاده کنید، مانند: «درباره کارهایی که دوست دارید در تعطیلات انجام دهید به ما بگویید». هدف این است که فرد را وادار به مشارکت کنیم و احساس خوبی از انجام این کار به او بدهیم. مراقب زمان باشید و حتماً بخش موضوعات فی‌البداهه را چند دقیقه زودتر به پایان برسانید تا زمان رای گیری و دریافت گزارش وقت نگهدار در نظر گرفته شود.
سخنرانی‌های فی‌البداهه فرصت‌های خوبی برای خلاقیت ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، یک باشگاه با ساختن یک چرخ مجازی با اعداد و موضوعات مربوطه، یک «چرخش» جدید در جلسه آنلاین خود ایجاد کرد. مسئول سخنرانی‌های فی‌البداهه چرخ را برای هر شرکت‌کننده می‌چرخاند، و سپس در مورد موضوعی که چرخ مشخص می‌کرد سخنرانی ارائه می‌شد. این موضوع بسیار سرگرم کننده و راهی عالی برای ایجاد تنوع در جلسه بود.
بنابراین، چه کسی از سخنرانی‌های فی‌البداهه بیشتر رشد می‌کند – مسئول سخنرانی یا شرکت‌کنندگان؟ برای من، پاسخ هر دو است. مهم نیست که کدام سمت میز را نمایندگی می‌کنیم، همه‌ی ما با صحبت‌های بداهه اعتماد به نفس خود را افزایش می‌دهیم و به باشگاه خود کمک می‌کنیم تا یک جلسه موفق داشته باشد.
