تاریخ انتشار : ۱۶:۴۷ ۱۴۰۱/۰۸/۱۵

  دسته : آموزش

3 گام برای نوشتن متون واضح و مختصر

آیا از نوشتن پیشنهاد یا گزارش می‌ترسید؟ شما تنها نیستید. این مساله می‌تواند به گونه‌ی آزاردهنده‌ای دشوار باشد.

نگارش تجاری معمولاً مختصر، ساده و واضح است. برخلاف نوشتار شخصی، این نوشتار فاقد حشو و زواید و فقط شامل اطلاعات ضروری است و با هدف اطلاع رسانی و یا ایجاد تغییر در خواننده تهیه می‌شود.. اگر ندانید که چگونه به سبک تجاری بنویسید، متونی ناخوشایند و بی اثر را تولید خواهید کرد.

اگر یک پیشنهاد یا گزارش به صورت بالقوه توانایی ایجاد تغییر شغلی را دارا باشد، چالش پیچیده تر می شود. همچنین پرداختن به مخاطبان ناآشنا مانند مدیران ارشد یا مشتریان ممکن است ناراحت کننده باشد. خوشبختانه، نگارش تجاری را می توان با استفاده از سه مرحله ساده‌ی نوشتن، بازنگری و جلا دادن آسان تر و جذاب تر کرد.

گام اول: بنویسید.

هدف متن خود را مشخص کنید و یک طرح کلی ایجاد کنید. ساختار طرح ساده است: (1) مقدمه، (2) بدنه با سه تا پنج نکته اصلی، (3) نتیجه گیری. شما به جزئیات زیادی نیاز ندارید. برای یک پروپوزال، این سه نکته اصلی می‌توانند به صورت دقیق شرح دهند که فرآیند جدید به چه چیزی منجر می‌شود: کیفیت بهتر، هزینه کمتر و تحویل سریع‌تر.

بدنه شامل نکات اصلی، نکات فرعی، پشتیبانی یا شواهد و بسط دادن ایده‌ها است. جاهای خالی را پر کنید، یک نقشه راه مکتوب ایجاد و یک پیش نویس تهیه کنید.

با سرعت کار کنید و به طرح کلی مطلب اضافه کنید. از بدنه شروع کنید، نه از مقدمه. به عنوان نمونه، با استفاده از مثال بالا، توضیح دهید که چرا فرآیند کاری پیشنهادی منجر به کیفیت بهتر، هزینه کمتر و تحویل سریعتر می شود. بعد، نتیجه گیری و در آخر مقدمه را بنویسید. نوشتن مقدمه و نتیجه گیری بعد از مشخص شدن نکات بدنه بسیار ساده تر خواهد بود.

گام دوم: بازبینی کنید.

صبر کنید. پیش نویس را تا زمانی که ممکن است کنار بگذارید. وقتی از آن فاصله گرفته اید، ویرایش آسان تر خواهد بود.

ویرایش خود را به چند مرحله تقسیم کنید و در هر مرحله تنها بر روی یک جنبه مانند املا تمرکز کنید. تلاش برای ویرایش و بررسی تمام جزئیات در یک بار بررسی می‌تواند طاقت‌فرسا باشد و شما را دچار مشکل کند. در این حالت، مقدمه پیش نویس بیشتر و بخش نتیجه‌گیری آن کمتر ویرایش می‌شود.

هر بررسی ویرایشی را روی یک جنبه‌ی خاص متمرکز کنید. سخنوران حرفه‌ای یاد می گیرند که یک سخنرانی را از ابتدا تا انتها چندین بار با تمرکز بر روی یک جنبه مانند تماس چشمی یا تنوع صوتی تمرین کنند. ما یاد می گیریم که در هر بار ویرایش روی یک جنبه متمرکز شویم. در هر دور موارد زیر را بررسی کنید:

حشویات کلامی را حذف کنید. برای مثال، «در حال حاضر» را به «اکنون» یا «حالا» تغییر دهید.

از کلمات واضح و مختصر استفاده کنید. به عنوان مثال، "بهره بردن" را به "استفاده" تغییر دهید.

از ساختارهای معلوم به جای مجهول استفاده کنید. به عنوان مثال: "تیم گزارش را نوشت" به جای "گزارش توسط تیم نوشته شد."

هدف را برآورده کنید. آیا متن هدفی را که شما مشخص کرده‌اید برآورده می کند؟

متن را مختصر کنید.

از فهرست‌ها، جداول و تیترها برای تاثیر گذاری بصری استفاده کنید. آنها نوشتن و خواندن را آسان تر می کنند.

جزئیات و مستندات پشتیبان را در پیوست ها قرار دهید. خوانندگانی که جزئیات را می خواهند می توانند به آنها دسترسی داشته باشند.

 

گام سوم: جلا دهید.

متن را برای خود بخوانید، صدای خود را ضبط کنید و به خواندن خود گوش دهید. از یک دوست بخواهید که به صدای ضبط شده شما گوش کند و در مورد آن نظر دهد.

پیشنهادات را در متن بگنجانید. بعد از دریافت پیشنهادات از یک دوست یا همکار صاحب نظر و آموزش دیده، پیشنهادات او را در متن خود اعمال کنید.