تاریخ انتشار : ۰۹:۲۷ ۱۴۰۳/۰۷/۰۱

  دسته : آموزش

کابوس اسلایدهای خود را به یک ارائه‌ی رویایی تبدیل کنید.
نویسنده: دیوید هنسون 
شما یک خواب بد می‌بینید. روی صحنه ایستاده‌اید و سخنرانی می‌کنید، اما در کنار شما شخص دیگری دقیقا همان سخنرانی را با همان کلمات ارائه می‌دهد. همانطور که صحبت می‌کنید، متوجه می‌شوید که شریکتان در صحنه سریع‌تر از شما صحبت می‌کند. تا شما به جمله‌ی دوم برسید، او در حال گفتن جمله چهارم است.
این همهمه و سر و صدای هر دو سخنران باعث می‌شود افراد از اتاق بیرون بروند. چرا این دو نفر روی صحنه دقیقا یک سخنرانی را ارائه می‌دهند اما با سرعت‌های مختلف؟
در نهایت، خودتان را تنها روی صحنه می‌بینید و به یک اتاق خالی خیره شده‌اید.
ناگهان بیدار می‌شوید، عرق از پیشانی شما جاری است. خدا را شکر که این فقط یک کابوس بود.
البته، هرگز با یک شریک روی صحنه نمی‌روید و کاری شبیه به این انجام نمی‌دهید... یا شاید می‌دهید؟
من این صحنه را بارها دیده‌ام – افرادی که روی صحنه هستند با یک شریک وحشتناک. البته، این شریک یک انسان نیست، بلکه اسلایدهایی هستند که شما روی صفحه نمایش می‌دهید. در کابوس شما، شریکتان روی صحنه به نوعی نمادی از اسلایدهای شماست. و اگر اسلایدهای شما موثر نباشند، این نه تنها یک کابوس برای شما، بلکه برای مخاطبان شما نیز خواهد بود.
من بیش از ۳۰ سال است که به افراد کمک می‌کنم تا اسلایدهای خود را طراحی کنند، هم نوع قدیمی ۳۵ میلی‌متری و هم نسخه‌های پیشرفته امروزی پاورپوینت. در اینجا نکات برتر من برای کنار گذاشتن آن شریک ضعیف در ارائه آمده است.
۱. به هر اسلاید فقط یک نکته اختصاص دهید.
یک مثال معمول از آنچه که می‌گویم، اسلایدی است که اغلب می‌بینیم. این اسلاید پنج ویژگی یک دوربین را به صورت نقاط بولت روی اسلاید نمایش می‌دهد، همراه با یک تصویر کوچک و بی‌معنی از دوربین.

و ما می‌دانیم چه اتفاقی خواهد افتاد. ارائه‌دهنده این نقاط را یک به یک می‌خواند و مخاطبان در حالی که ارائه‌دهنده هنوز روی نقطه دوم است، در حال خواندن نقطه پنجم هستند. مخاطبان دچار خستگی شناختی می‌شوند که ناشی از گوش دادن به سخنران و همزمان خواندن اسلاید است.
این بدان معناست که اگر شما سخنران هستید، پیام خود را به طور موثر منتقل نمی‌کنید.
بنابراین، یک قانون طلایی که باید اعمال کنید: فقط یک نکته در هر اسلاید.
و این اسلاید نشان می‌دهد که چگونه باید این کار را انجام دهید.

اگر اولین نقطه گلوله مربوط به نمایشگر بزرگ و روشن دوربین باشد، فقط کلماتی مثل «نمایشگر بزرگ و روشن» را روی اسلاید قرار می‌دهید و یک تصویر بزرگ و واضح از دوربین که نمایشگر بزرگ و روشن را نشان می‌دهد.
سپس سخنران می‌تواند حول آن نقطه صحبت کند و تمام اطلاعات فنی و هر چیزی که می‌خواهد درباره نمایشگر توضیح دهد. مخاطبان نمی‌توانند به ویژگی بعدی پیش از شما بپردازند، زیرا شما فقط روی آن یک نکته متمرکز شده‌اید.

شما می‌توانید بقیه نکات را به همین روش ارائه دهید، با حداقل متن روی هر اسلاید و تصاویر بزرگ که هر یک از ویژگی‌ها را نشان می‌دهند. 

حال، شریکتان روی صحنه با شما در هماهنگی کامل است و تضادی وجود ندارد.
۲. از انیمیشن برای ساختن اسلایدها استفاده کنید.
ممکن است گاهی نیاز داشته باشید تمام اطلاعات را روی یک اسلاید نگه دارید. در اینجا مثالی از آن وجود دارد: پنج مرحله از فرآیند تولید برق.

این اسلاید از یک تصویر واحد در پس‌زمینه استفاده می‌کند که به صورت انیمیشنی به نمایش درمی‌آید، مانند چرخش پره‌های توربین و حرکت مسیری که برق طی می‌کند. بنابراین، این محتوا باید روی یک اسلاید باقی بماند.
در این موارد، می‌توانید نکات را یکی یکی روی اسلاید نمایش دهید، با استفاده از قابلیت انیمیشن پاورپوینت.
این همان چیزی است که اسلاید و بخش انیمیشن در پاورپوینت نشان می‌دهند:

نکات همگی در یک محل روی اسلاید قرار دارند و به نظر می‌رسد که همدیگر را می‌پوشانند. اما ترتیب انیمیشن که در پنل انیمیشن سمت راست نشان داده شده است، به‌گونه‌ای تنظیم شده که هر یک از پنج نکته به ترتیب ظاهر شوند و هر خط متن قبل از نمایش نکته بعدی محو شود.
در واقع، این کار به همان اندازه موثر است که من در نکته اول بیان کردم: نمایش یک نکته در هر اسلاید. به نظر می‌رسد که این اسلاید از پنج اسلاید تشکیل شده که هرکدام یک نکته را بیان می‌کند، اما در واقع، این به‌صورت یک توالی ساختی در یک اسلاید ایجاد شده است.
۳. اسلایدها و مطالب دست‌نویس خود را جدا نگه دارید.
اغلب شنیده می‌شود که ارائه‌دهنده می‌گوید: «نگران نباشید، من تمام این اسلایدها را به‌عنوان جزوه در اختیارتان قرار داده‌ام.» هر وقت این جمله را می‌شنوم، دلم می‌گیرد، زیرا می‌دانم که اسلایدهای آن‌ها به وظیفه خود عمل نخواهند کرد.
یکی از بزرگ‌ترین نکاتی که می‌توانم به شما بدهم تا اطمینان حاصل کنید که اسلایدهای شما موثر عمل می‌کنند این است: اگر اسلایدهای شما به‌عنوان جزوه کار می‌کنند، پس آن‌ها به‌عنوان اسلاید مؤثر عمل نمی‌کنند.
اسلایدهای شما گذرا هستند. آن‌ها در آن لحظه‌ای که شما روی صحنه یا در صفحه نمایش صحبت می‌کنید، برای تقویت، توضیح و تشریح پیام شما حضور دارند. آن‌ها باید در کنار شما به‌عنوان شریک کار کنند. اما جزوه‌های شما می‌توانند توسط مخاطبان برداشته شوند و بعدا مطالعه شوند.
اگر نیاز دارید تمام اطلاعات مهم را به مخاطبان خود ارائه دهید، این یک فرم ارتباطی جداگانه است و باید به‌طور جداگانه تهیه شود.

خبر خوب این است که این لزوماً به معنای کار بیشتر نیست.

اگر از ابتدا برنامه‌ریزی کرده بودید که تمام آن اطلاعات را روی اسلایدهای خود قرار دهید، برداشتن آن اطلاعات و قرار دادنشان در یک جزوه کار زیادی نخواهد برد. تمام اطلاعاتی که می‌خواهید در جزوه بگنجانید را در بخش «یادداشت‌ها»ی پاورپوینت وارد کنید. سپس این یادداشت‌ها را روی کاغذ یا به صورت PDF چاپ کنید.

اکنون اسلایدها و جزوه‌های شما به عنوان دو شکل جداگانه اما موثر از ارتباط، پیام شما را به مخاطبان منتقل می‌کنند.

۴. از اسلایدها به‌عنوان یادآور یا از بخش یادداشت‌ها استفاده کنید.
یکی از چیزهایی که اغلب از ارائه‌دهندگان می‌شنوم این است: «من نیاز به آن همه متن در اسلایدها دارم تا کمک کند به یاد بیاورم که چه باید بگویم.»
این کاملا خوب است. هیچ مشکلی با این موضوع ندارم. اگر می‌خواهید از پاورپوینت به‌عنوان یادآوری برای خود استفاده کنید، فقط یک کار ساده و بسیار مهم انجام دهید: پروژکتور را از برق بکشید (یا اگر به‌صورت مجازی ارائه می‌دهید، فقط صفحه نمایش خود را به اشتراک نگذارید).
اگر نیاز دارید از اسلایدها استفاده کنید و یادداشت‌هایی هم لازم دارید، می‌توانید از قابلیت یادداشت‌ها در پاورپوینت استفاده کنید. نمای ارائه‌دهنده پاورپوینت به شما اجازه می‌دهد که اسلاید فعلی، اسلاید بعدی، و مهم‌تر از همه، یادداشت‌هایتان را به‌عنوان یادآوری ببینید.

مخاطبان شما اینجا نیستند که یادداشت‌های شما را بخوانند. آن‌ها آمده‌اند تا به سخنان شما گوش دهند و الهام بگیرند، آموزش ببینند، اطلاعات کسب کنند، یا سرگرم شوند.

۵. اسلایدهای خود را برای ارائه‌های آنلاین یا ترکیبی تنظیم کنید.
چه در اتاق یا به‌صورت مجازی ارائه دهید، اسلایدهای شما باید برای مخاطبان شما موثر باشند. به‌طور کلی، تفاوت زیادی بین این دو نیست، اما سه چیز وجود دارد که پیشنهاد می‌کنم هنگام ارائه آنلاین یا به‌صورت ترکیبی انجام دهید.
- اسلایدهای خود را ساده نگه دارید. من همیشه طرفدار سادگی هستم، اما اگر اسلایدهای خود را آنلاین ارائه می‌دهید، این حتی مهم‌تر است. برخی از مخاطبان شما ممکن است از تبلت‌ها یا تلفن‌های همراه خود برای مشاهده استفاده کنند، بنابراین صفحه نمایش آن‌ها بسیار کوچک خواهد بود. حفظ سادگی و بزرگ‌نمایی اسلایدها ضروری است.
- در استفاده از انیمیشن زیاده‌روی نکنید. برخی از پلتفرم‌های آنلاین به‌اندازه‌ای که ممکن است انتظار داشته باشید، در نمایش انیمیشن‌ها به‌خوبی عمل نمی‌کنند.
- از دو صفحه‌نمایش استفاده کنید. با این کار می‌توانید یک صفحه‌نمایش را با مخاطبان خود به اشتراک بگذارید و نمای ارائه‌دهنده پاورپوینت و یادداشت‌های خود را روی صفحه‌نمایش دوم نگه دارید.
از آن کابوس ترسناک ارائه به یک اتاق خالی اجتناب کنید. این نکات اساسی به شما کمک می‌کنند تا با اسلایدهای خود همکاری موفقی داشته باشید و مخاطبانتان را تحت تأثیر قرار دهید.